Verimli toplantı nasıl yapılır? Kararı ve aksiyonu olan toplantı
Verimli toplantı, önceden paylaşılan bir gündemle başlayan, belirlenen sürede biten ve her gündem maddesinin bir karar ya da sorumlusu ve termini belli bir aksiyonla kapandığı toplantıdır. Toplantı yönetiminin ölçüsü konuşulan süre değil, kayda geçen karar ve aksiyon sayısıdır.
Verimli toplantı nedir?
Arkadaşlar, sahada yöneticilerle çalışırken takvimlerine bakıyoruz. Haftanın neredeyse yarısı toplantıda geçiyor. Sonra soruyoruz: “Geçen haftaki toplantılardan hangi karar çıktı?” Çoğu zaman cevap uzun bir sessizlik oluyor.
Verimli toplantı, toplanmanın kendisini değil sonucunu esas alan toplantıdır. Toplantıdan çıkan herkes ne karar verildiğini, kimin neyi ne zamana kadar yapacağını bilir. Bu bilgi bir yerde yazılıdır ve bir sonraki toplantıda takip edilir.
Toplantının maliyeti ne kadar?
Toplantının maliyetini parayla değil, kişi-saatle hesaplamak bile yeterince çarpıcı. Örnek verelim:
- Haftada 2 kez yapılan, 10 kişinin katıldığı 1 saatlik toplantı: 2 × 10 × 1 = haftada 20 kişi-saat.
- Yılda 48 çalışma haftası varsayarsak: 48 × 20 = 960 kişi-saat.
- 8 saatlik iş günüyle: 960 ÷ 8 = 120 iş günü; yani bir çalışanın yaklaşık altı aylık mesaisi yalnızca bu toplantıda geçiyor.
- Toplantıyı 45 dakikaya ve 6 kişiye indirdiğimizde: 2 × 6 × 0,75 = haftada 9 kişi-saat, yılda 432 kişi-saat. Kazanç 528 kişi-saat, yaklaşık 66 iş günü.
Hedefi sorumlusu ve tarihi olan aksiyona çevirip izlemek için: eproses strateji ve aksiyon takip platformu — Hedeften saha aksiyonuna, tek merkezden
Verimli toplantı nasıl yapılır? Adım adım
Sahada toplantı düzenini kurarken şu adımları izliyoruz:
- 1. Toplantıya gerek var mı, soruyoruz. Bilgi vermek için yapılacaksa bir mesaj ya da kısa bir yazı yeterli olabilir. Toplantı, birlikte karar vermek ya da birlikte sorun çözmek için yapılır.
- 2. Amacı tek cümleyle yazıyoruz. “Kasım sevkiyat planını kesinleştirmek” gibi. Amacı yazılamayan toplantıyı takvime koymuyoruz.
- 3. Gündemi önceden paylaşıyoruz. Her maddenin yanına sorumlusunu, ayrılan süreyi ve beklenen çıktıyı (bilgi, görüş, karar) yazıyoruz. Gerekli veriler toplantıdan önce gönderiliyor.
- 4. Doğru kişileri çağırıyoruz. Karar verecek, bilgi sağlayacak ve uygulayacak kişiler. Yalnızca haberdar olması gereken kişiye toplantı notu yeterli.
- 5. Süreyi koruyoruz. Toplantı zamanında başlıyor, zamanında bitiyor. Bir moderatör gündem dışına çıkan konuyu “park alanı” listesine yazıp sonraya bırakıyor.
- 6. Her maddeyi bir kararla kapatıyoruz. Madde bitmeden “Ne karar verdik? Kim, neyi, ne zamana kadar yapacak?” sorusu soruluyor ve cevap herkesin gözü önünde yazılıyor.
- 7. Notu aynı gün paylaşıyoruz. Kararlar ve aksiyonlar toplantı biter bitmez katılımcılara gidiyor, aksiyonlar takip listesine işleniyor.
Verimli toplantı kuralları
- Gündemi olmayan toplantıya katılmama hakkı tanınır.
- Toplantı 45 dakikayı geçmiyorsa daha iyi; uzun konular ayrı oturuma bölünür.
- Telefon ve bilgisayar yalnızca toplantının ihtiyacı için açık kalır.
- Bir kişi aynı anda hem moderatör hem not tutan olmaz.
- Kararı veren kişi toplantıda bulunur; “Bir de müdüre soralım” denecekse toplantı ertelenir.
- Toplantı açılırken bir önceki toplantının aksiyonlarına bakılır.
Karar kaydı ve toplantı tutanağı nasıl tutulur?
Toplantı tutanağı her söyleneni yazan bir zabıt olmak zorunda değil. Bizim önerdiğimiz karar kaydında şunlar yer alıyor: tarih, katılımcılar, gündem maddeleri, her madde için alınan karar, aksiyon, sorumlu ve termin. Tartışmanın tamamı değil, ulaşılan sonuç yazılıyor.
Not tutan kişi kaydı toplantı sırasında ekrana yansıtırsa herkes yazılanı görüp itiraz edebiliyor; böylece “Ben öyle demedim” tartışması toplantıdan sonraya kalmıyor.
Genel kurul, yönetim kurulu ya da iş sağlığı ve güvenliği kurulu gibi yasal toplantıların tutanaklarında içerik ve imza kuralları ilgili mevzuatla belirlenmiştir; bu toplantılar için güncel düzenlemeyi kontrol edin. Buradaki karar kaydı işletme içi çalışma toplantıları içindir.
Toplantıdan çıkan aksiyon nasıl takip edilir?
Toplantının verimi masada değil, toplantıdan sonraki günlerde ölçülüyor. Karar alınıyor ama kimse takip etmiyorsa, iki hafta sonra aynı konu aynı masada yeniden konuşuluyor.
Bu yüzden toplantı aksiyonlarını ayrı bir kâğıtta değil, şirketin tek aksiyon listesinde tutuyoruz. Sorumlu durumu toplantıdan önce güncelliyor; toplantıda yalnızca gecikmiş ya da desteğe ihtiyaç duyan aksiyon konuşuluyor. Aksiyon listesinin nasıl kurulacağını “Aksiyon planı nasıl hazırlanır?” rehberimizde, her gün kısa ve ayakta yapılan toplantı düzenini de “Günlük yönetim sistemi nedir?” rehberimizde anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Toplantıyı bilgi aktarma ortamına çevirmek; sunum dinlemek için on kişiyi bir saat masada tutmak.
- Herkesi “haberi olsun” diye çağırmak.
- Gündem maddesini kararsız bırakıp bir sonraki maddeye geçmek.
- Aksiyona sorumlu olarak bir bölümü ya da “herkes”i yazmak; sorumlu tek bir kişi olmalı.
- Toplantı notunu günler sonra göndermek ya da hiç göndermemek.
- Toplantıyı zamanında başlatmayıp geç geleni beklemek; zamanında gelenin emeğine saygısızlık oluyor.
Toplantı, emeğe saygıyla başlar
Bir toplantıya çağırdığımız her arkadaşımız, o saatte başka bir işi bırakıp geliyor. Gündemi hazır, süresine sadık, kararı ve aksiyonu belli bir toplantı; o emeğe gösterilen saygının en somut hâli.
Siz de toplantı düzeninizi kararı ve aksiyonu olan bir yapıya dönüştürmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Verimli toplantı süresi ne kadar olmalı?
Tek bir doğru süre yok; süre gündemin gerektirdiği kadar olmalı. Çalışma toplantılarında 30–45 dakika çoğu zaman yeterli, günlük ayakta yapılan toplantılarda 15 dakika hedeflenir. Daha uzun konular ayrı oturumlara bölünür.
Verimli bir toplantı için yapılması gerekenler nelerdir?
Amacı tek cümleyle yazmak, gündemi sorumlu ve süresiyle önceden paylaşmak, yalnızca gerekli kişileri çağırmak, zamanında başlayıp bitirmek, her maddeyi bir kararla kapatmak ve karar kaydını aynı gün paylaşmak.
Toplantı tutanağı nasıl yazılır?
İşletme içi toplantılarda tarih, katılımcılar, gündem maddeleri ve her madde için alınan karar, aksiyon, sorumlu ve termin yazılır. Konuşmaların tamamı değil sonuç kaydedilir. Yasal toplantıların tutanakları için ilgili güncel mevzuat kontrol edilmelidir.
Toplantı yönetimi nedir?
Toplantı yönetimi; toplantının gerekliliğine karar vermekten gündemi hazırlamaya, katılımcıları seçmeye, süreyi yönetmeye, kararı kayda geçirmeye ve aksiyonları takip etmeye kadar tüm süreci kapsar.
Toplantıda moderatör ne yapar?
Moderatör toplantının amacını hatırlatır, gündem sırasını ve süreyi korur, konuşma sırasını dağıtır, gündem dışı konuları sonraya bırakır ve her maddenin sonunda kararı ve aksiyonu netleştirir. Not tutan kişinin ayrı olması moderatörün işini kolaylaştırır.
İlgili hizmet: Kurumsal dönüşüm