Aksiyon planı nasıl hazırlanır ve takip edilir? Örnekler ve Excel şablonu
Aksiyon planı, bir hedefe ulaşmak ya da bir problemi çözmek için yapılacak işlerin; her işin sorumlusu, bitiş tarihi ve nasıl ölçüleceğiyle birlikte listelendiği plandır. Aksiyonlar literatürde SMART ölçütüyle (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound: belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili, zamana bağlı) yazılır.
Aksiyon planı nedir?
Arkadaşlar, toplantıda bir karar alınıyor, herkes başını sallıyor, toplantı bitiyor. İki hafta sonra aynı konu tekrar gündemde, çünkü kimse kimin ne yapacağını yazmamış. Aksiyon planı tam olarak bu boşluğu dolduruyor: Kararı, sorumlusu ve tarihi olan bir işe çeviriyor.
Aksiyon planı bir hedefin altında da olabilir, bir problemin altında da. Stratejik bir hedefi bölümlere ve kişilere kırmak (Hoshin Kanri’de yaptığımız gibi), bir denetim bulgusunu kapatmak, bir müşteri şikâyetini çözmek; hepsinin sonunda bir aksiyon listesi var.
Aksiyon planı nasıl hazırlanır? Adım adım
Biz sahada şu sırayla ilerliyoruz:
- 1. Hedefi ya da problemi tek cümleyle yazıyoruz. “Kaliteyi artırmak” değil; “B hattında müşteri iadesini ayda 12’den 4’e indirmek.”
- 2. Hedefe giden işleri çıkarıyoruz. Problemse önce kök nedeni buluyoruz (5 Neden, balık kılçığı), aksiyonu kök nedene yazıyoruz.
- 3. Her aksiyona tek bir sorumlu atıyoruz. “Kalite ve üretim birlikte” yazılan aksiyonun sorumlusu yoktur.
- 4. Bitiş tarihini ve tamamlandığını nasıl anlayacağımızı yazıyoruz.
- 5. Takip ritmini belirliyoruz: haftalık mı, günlük mü, hangi toplantıda bakılacak.
Hedefi sorumlusu ve tarihi olan aksiyona çevirip izlemek için: eproses aksiyon takip platformu — Hedeften saha aksiyonuna, tek merkezden
Aksiyon planında hangi sütunlar olmalı?
Aksiyon planını Excel’de ya da bir sistemde tutun, 5N1K’nın (ne, neden, nerede, ne zaman, nasıl, kim) cevabı satırda olmalı. Bizim kullandığımız sütunlar:
- Bağlı olduğu hedef ya da problem
- Aksiyon (ne yapılacak, fiille başlayan tek cümle)
- Sorumlu (tek kişi)
- Destek verecekler
- Başlangıç ve bitiş tarihi
- Ölçüm: tamamlandığı nasıl anlaşılacak
- Durum: başlamadı, devam ediyor, tamamlandı, gecikti
- Yüzde ilerleme ve son güncelleme notu
Aksiyon planı örnekleri
Farklı alanlardan, SMART yazılmış birkaç örnek verelim:
- Kalite: “B hattındaki etiket hatasını önlemek için etiket yazıcısına barkod okuma kontrolü eklenecek. Sorumlu: bakım şefi. Bitiş: 30 Kasım. Ölçüm: aralık ayında etiket kaynaklı iade sıfır.”
- İSG: “Pres bölümündeki 4 makineye çift el kumanda kontrolü yapılacak. Sorumlu: İSG uzmanı. Bitiş: 15 Aralık. Ölçüm: 4 makinenin kontrol formu imzalı.”
- Satış: “Son 6 ayda sipariş vermeyen 20 müşteri ziyaret edilecek. Sorumlu: bölge satış sorumlusu. Bitiş: 31 Aralık. Ölçüm: 20 ziyaret raporu CRM’de.”
- Üretim: “Darboğaz makinedeki ayar süresi SMED çalışmasıyla 25 dakikadan 15 dakikaya indirilecek. Sorumlu: üretim mühendisi. Bitiş: 31 Ocak. Ölçüm: 10 ayarın ortalaması.”
Aksiyonlar nasıl takip edilir?
Aksiyon planını hazırlamak işin yarısı. Asıl iş, takibi sürdürmek. Örnek verelim: 10 kişinin katıldığı haftalık bir toplantının yarım saati “o iş ne oldu?” sorusuna gidiyor. Haftada 10 kişi × 30 dakika = 5 saat, yılda 52 hafta × 5 saat = 260 saat. Bu sürenin büyük kısmı, aksiyonların durumu toplantıdan önce görünür olsa kendiliğinden kalkar.
Takipte bizim kuralımız şu: Toplantıda durumu sorulan değil, sadece gecikmiş ya da desteğe ihtiyacı olan aksiyon konuşulur. Bunun için aksiyonun sorumlusu durumu toplantıdan önce günceller. Günlük takibin nasıl kurulduğunu “Günlük yönetim sistemi (GYS) nedir?” rehberimizde anlattık.
Excel’den aksiyon takip programına ne zaman geçilir?
Şu işaretler varsa Excel artık yetmiyor:
- Aksiyon listesi e-postayla dolaşıyor ve herkeste farklı sürümü var.
- Sorumlu, aksiyonun kendisine atandığını toplantıda öğreniyor.
- Geciken aksiyon için hatırlatmayı biri elle yapıyor.
- Bir hedefin altındaki aksiyonların toplam ilerlemesi görülemiyor.
- Birden fazla tesis ya da bölümün aksiyonları ayrı dosyalarda.
- Denetim bulguları ve toplantı kararları ayrı listelerde, birbirine bağlı değil.
Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, aksiyon yerine niyet yazmak. “İletişimi güçlendirmek”, “farkındalığı artırmak” aksiyon değildir; ne yapılacağı, ne zaman bittiği belli değildir.
İkinci hata, bir kişiye çok fazla aksiyon yüklemek. Aynı kişinin üzerinde 30 açık aksiyon varsa hiçbiri zamanında kapanmaz. Aksiyonları atarken kişinin yükünü de görmek gerekiyor.
Üçüncüsü, kapanan aksiyonun sonucunu ölçmemek. Aksiyon tamamlandı ama hedef yerinden kıpırdamadıysa ya aksiyon yanlış seçilmiştir ya da kök neden bulunmamıştır.
Karar ancak sahiplenilince işe dönüşür
Bir aksiyonun sahibi olmak, o işin arkasında durmak demek. Aksiyon planı doğru kurulduğunda kimin neye emek verdiği görünür olur, başarı da sahibine yazılır. Bu yüzden aksiyon planını bir denetim listesi değil, ekibin ortak iş planı olarak kuruyoruz.
Siz de hedeflerinizi aksiyona çevirip takibini bir sisteme taşımak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Aksiyon planı ne demek?
Bir hedefe ulaşmak ya da bir problemi çözmek için yapılacak işlerin, her birinin sorumlusu, bitiş tarihi ve ölçümüyle birlikte listelendiği plandır.
SMART aksiyon planı nedir?
Aksiyonların belirli (Specific), ölçülebilir (Measurable), ulaşılabilir (Achievable), hedefle ilgili (Relevant) ve zamana bağlı (Time-bound) yazıldığı plandır.
Aksiyon planı Excel’de nasıl hazırlanır?
Her satır bir aksiyon olacak şekilde; bağlı hedef, aksiyon, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihi, ölçüm, durum ve ilerleme sütunlarıyla hazırlanır. Durum sütununa açılır liste koymak takibi kolaylaştırır.
Bir aksiyonun birden fazla sorumlusu olabilir mi?
Destek verenler birden fazla olabilir, ama sorumlu tek kişi olmalıdır. Sorumlusu birden fazla olan aksiyon gecikince kimse hesap vermez.
Aksiyon planı ne sıklıkla güncellenmeli?
Aksiyonun süresine göre; kısa aksiyonlar günlük toplantıda, uzun aksiyonlar haftalık toplantıda gözden geçirilir. Durumu toplantıdan önce sorumlu günceller.
İlgili hizmet: Kurumsal dönüşüm