RACI matrisi nedir, nasıl hazırlanır? Örnek tablo ve Excel’de kurulum
RACI matrisi, bir süreçteki her iş için kimin yaptığını (R, Responsible, sorumlu), kimin hesap verdiğini ve onayladığını (A, Accountable, onaylayan), kime danışıldığını (C, Consulted, danışılan) ve kimin bilgilendirildiğini (I, Informed, bilgilendirilen) gösteren sorumluluk tablosudur. Satırlara işler, sütunlara roller yazılır; her işte tek bir A bulunur.
RACI matrisi nedir?
Arkadaşlar, sahada en sık duyduğumuz cümlelerden biri: “Ben onun yapacağını sanıyordum.” Bir sipariş gecikmiş, bir onay bekliyor, bir müşteriye dönüş yapılmamış. Sorulduğunda herkes işin bir kısmını biliyor ama işin sahibi yok.
RACI matrisi bu boşluğu kapatmak için kullanılan basit bir tablo. Literatürde sorumluluk atama matrisi (RAM, Responsibility Assignment Matrix) olarak da geçer. Organizasyon şeması kimin kime bağlı olduğunu gösterir; görev tanımı bir pozisyonun neler yaptığını anlatır; RACI ise tek bir süreçte, adım adım, kimin hangi rolü üstlendiğini gösterir.
RACI matrisi açılımı: R, A, C, I ne demek?
- R — Responsible (sorumlu): İşi fiilen yapan kişi ya da ekip. Bir işte birden fazla R olabilir.
- A — Accountable (hesap veren, onaylayan): İşin sonucundan hesap veren, son kararı veren ve onaylayan kişi. Her işte bir ve yalnız bir A olur.
- C — Consulted (danışılan): İş yapılmadan önce ya da yapılırken görüşü alınan kişi. İletişim iki yönlüdür.
- I — Informed (bilgilendirilen): İş tamamlandığında ya da karar verildiğinde haberdar edilen kişi. İletişim tek yönlüdür.
Hedefi sorumlusu ve tarihi olan aksiyona çevirip izlemek için: eproses strateji ve aksiyon takip platformu — Hedeften saha aksiyonuna, tek merkezden
RACI matrisi nasıl hazırlanır? Adım adım
Matrisi masa başında tek kişinin doldurduğu bir form olarak değil, ilgili kişilerle birlikte konuşarak hazırlıyoruz:
- 1. Süreci seçiyoruz. Tüm şirket için tek matris yerine, sorun yaşanan bir süreçten başlıyoruz: satın alma, sipariş onayı, numune, işe alım gibi.
- 2. Adımları çıkarıyoruz. Süreci 8–15 adıma bölüyoruz. Adımlar bir fiille bitmeli: “Talebi oluşturur”, “Teklifleri karşılaştırır”. Süreç haritası varsa adımları oradan alıyoruz.
- 3. Rolleri yazıyoruz. Sütunlara kişi adı değil, pozisyon yazıyoruz: bölüm şefi, satın alma uzmanı, finans. Kişi değişse de matris geçerli kalmalı.
- 4. Önce A’yı belirliyoruz. Her satırda işin sonucundan kim hesap veriyor? Tek bir kişi seçilemiyorsa o adım ya fazla büyük ya da yetki belirsiz demektir.
- 5. R, C ve I’yı dağıtıyoruz. C sayısını az tutuyoruz; herkese danışılan bir iş ilerlemiyor.
- 6. Satır ve sütunları kontrol ediyoruz. Aşağıdaki kontrol listesiyle boşlukları ve yığılmaları buluyoruz.
- 7. Paylaşıp yürürlüğe koyuyoruz. Matris ilgili kişilerle konuşularak kabul ediliyor, görev tanımlarına ve iş akışına işleniyor.
RACI matrisi örneği: satın alma süreci
Örnek verelim: Bir üretim işletmesinde satın alma talebinden faturanın ödenmesine kadar beş rol var. Roller: Talep eden bölüm şefi, Satın alma uzmanı, Satın alma müdürü, Finans, Genel müdür. Her satırda sıralama bu rollere göre:
- Satın alma talebini oluşturmak: Bölüm şefi A/R, Satın alma uzmanı I, Satın alma müdürü I, Finans —, Genel müdür —.
- Tedarikçilerden teklif toplamak: Bölüm şefi C, Satın alma uzmanı R, Satın alma müdürü A, Finans —, Genel müdür —.
- Teklifleri karşılaştırıp tedarikçi seçmek: Bölüm şefi C, Satın alma uzmanı R, Satın alma müdürü A, Finans C, Genel müdür I.
- Bütçe üstü siparişi onaylamak: Bölüm şefi I, Satın alma uzmanı R, Satın alma müdürü C, Finans C, Genel müdür A.
- Malzemeyi teslim alıp kontrol etmek: Bölüm şefi A/R, Satın alma uzmanı I, Satın alma müdürü —, Finans I, Genel müdür —.
- Faturayı ödemek: Bölüm şefi —, Satın alma uzmanı C, Satın alma müdürü I, Finans A/R, Genel müdür —.
RACI matrisi nasıl okunur? Kontrol listesi
Matris dolduktan sonra satırlara ve sütunlara ayrı ayrı bakıyoruz. Matrisin asıl faydası bu kontrolde ortaya çıkıyor:
- Satırda hiç A yoksa: İşin sahibi yok, gecikme kaçınılmaz.
- Satırda birden fazla A varsa: İki patron var, karar ya çakışıyor ya da kimse vermiyor.
- Satırda hiç R yoksa: Onaylayan var ama işi yapan yok.
- Satırda çok fazla C varsa: Herkese danışıldığı için iş yavaşlıyor.
- Sütunda çok fazla A ya da R varsa: O kişi darboğaz; işler onun masasında birikiyor. Genelde patron ya da kıdemli bir müdür bu sütunda çıkıyor.
- Sütunda hiç harf yoksa: O rolün bu süreçte yeri yok, gereksiz yere toplantılara çağrılıyor olabilir.
RACI matrisi Excel’de nasıl yapılır?
Excel’de RACI matrisi kurmak için ayrı bir programa gerek yok. A sütununa süreç adımlarını, birinci satıra rolleri yazıyoruz. Hücrelere yalnızca R, A, C, I ya da A/R girilebilmesi için Veri Doğrulama ile bir açılır liste tanımlıyoruz.
Koşullu biçimlendirmeyle her harfe ayrı bir renk veriyoruz; tablo bir bakışta okunuyor. Her satırın sonuna EĞERSAY ile A sayısını sayan bir sütun ekliyoruz; 1’den farklı çıkan satır kırmızıya boyanıyor. Aynı şekilde her sütunun altına R ve A sayısını koyduğumuzda iş yükü yığılması da görünür oluyor.
Yetki matrisi ile RACI matrisi farkı nedir?
Yetki matrisi, kimin hangi kararı hangi sınıra kadar verebileceğini gösterir. Örneğin satın alma uzmanının belirli bir tutara kadar, müdürün daha yüksek bir tutara kadar sipariş onaylayabilmesi bir yetki matrisi konusudur. RACI ise kararın kimde olduğunu gösterir ama sınırını söylemez. İkisi birlikte kullanıldığında yetki devri (delegasyon) netleşir.
Not: Bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması bağlamında geçen yetki matrisi farklı bir şeydir; hangi kullanıcının hangi sisteme, hangi veriye erişebileceğini gösterir. Bu konuda güncel düzenlemeyi ve kurumunuzun politikasını kontrol edin.
RACI’nin yaygın türevleri de var: RASCI, destek veren rolü için S (Support) ekler; DACI ise karar süreçlerinde sürükleyen (Driver), onaylayan (Approver), katkı veren (Contributor) ve bilgilendirilen (Informed) rollerini kullanır.
Tablo değil, sahiplik
RACI matrisi bir tablo gibi görünse de asıl işlevi insanlara işin sahipliğini vermek. Bir adımın A’sı olan kişi o işi kendi işi olarak görmeye başladığında, “Ben onun yapacağını sanıyordum” cümlesi azalıyor ve yöneticinin masasında biriken kararlar ekibe dağılıyor.
Siz de süreçlerinizde sorumlulukları netleştirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
RACI matrisi ne demek?
RACI matrisi, bir süreçteki her iş için sorumlu (Responsible), hesap veren ve onaylayan (Accountable), danışılan (Consulted) ve bilgilendirilen (Informed) kişileri gösteren sorumluluk tablosudur. Türkçede sorumluluk matrisi ya da sorumluluk atama matrisi olarak da geçer.
RACI matrisinde bir işte kaç A olur?
Her işte bir ve yalnız bir A olmalıdır. Hiç A olmayan iş sahipsiz kalır, birden fazla A olan işte ise karar ya çakışır ya da kimse vermez. Tek A seçilemiyorsa o adım bölünmeli ya da yetki netleştirilmelidir.
Responsible ile Accountable farkı nedir?
Responsible işi fiilen yapan kişidir; birden fazla olabilir. Accountable işin sonucundan hesap veren ve onaylayan kişidir; tek olur. Küçük işletmelerde aynı kişi hem R hem A olabilir, tabloda A/R olarak gösterilir.
RACI matrisi Excel’de nasıl hazırlanır?
Satırlara süreç adımları, sütunlara roller yazılır. Hücrelere Veri Doğrulama ile R, A, C, I seçenekleri tanımlanır, koşullu biçimlendirmeyle renklendirilir. Her satır için EĞERSAY ile A sayısı kontrol edilir; 1’den farklıysa satır uyarı rengine boyanır.
Yetki matrisi nedir?
Yetki matrisi, hangi pozisyonun hangi kararı hangi sınıra kadar verebileceğini gösteren tablodur; örneğin sipariş onay sınırları. RACI kararın kimde olduğunu, yetki matrisi o kararın sınırını gösterir. Bilgi güvenliğinde ise yetki matrisi, kullanıcıların sistem ve verilere erişim haklarını tanımlar.
İlgili hizmet: Kurumsal dönüşüm