İş akış şeması ve süreç haritası nasıl çizilir? Şekillerin anlamı
İş akış şeması, bir işin başından sonuna hangi adımlardan geçtiğini, kararların nerede verildiğini ve işin kimden kime aktarıldığını standart şekillerle gösteren diyagramdır. Süreç haritası ise bu akışı daha geniş bir çerçevede, süreçler arası ilişkiyle birlikte gösterir; literatürde SIPOC ve BPMN (Business Process Model and Notation) bu iki seviyenin yaygın araçlarıdır.
İş akış şeması nedir?
Arkadaşlar, bir işletmede bir siparişin nasıl ilerlediğini üç farklı kişiye sorduğumuzda çoğu zaman üç farklı cevap alıyoruz. Satış bir şekilde anlatıyor, planlama başka, sevkiyat bambaşka. Herkes sürecin kendi parçasını biliyor ama bütünü kimse görmüyor.
İş akış şeması bu bütünü tek bir sayfada gösteriyor. Hangi adımla başlıyoruz, hangi noktada karar veriyoruz, iş kimden kime geçiyor, hangi belge oluşuyor, nerede bitiyor. Şema çizildiği anda tekrar eden adımlar, gereksiz onaylar ve sahipsiz geçişler kendiliğinden görünür oluyor.
İş akış şemasındaki şekillerin anlamı
Akış şeması sembolleri uluslararası olarak ISO 5807 standardında tanımlanmıştır. Sahada en çok kullandığımız şekiller şunlar:
- Oval (yuvarlatılmış dikdörtgen): Başla ya da bitir. Her akışın bir başlangıcı ve en az bir bitişi olur.
- Dikdörtgen: İşlem ya da faaliyet. “Siparişi sisteme girer” gibi bir fiille yazılır.
- Eşkenar dörtgen (baklava): Karar. İçine evet/hayır ile cevaplanan bir soru yazılır, en az iki çıkışı olur.
- Paralelkenar: Veri girişi ya da çıkışı; örneğin müşteriden gelen talep ya da sistemden alınan rapor.
- Alt kenarı dalgalı dikdörtgen: Belge. Form, rapor, irsaliye gibi oluşan kâğıt ya da dosya.
- Silindir: Veri tabanı ya da kayıt sistemi.
- Küçük daire: Bağlantı noktası; şema başka bir sayfada ya da başka bir yerde devam ediyorsa kullanılır.
- Ok: Akışın yönü. Oklar kesişmeyecek şekilde, mümkünse yukarıdan aşağıya ve soldan sağa çizilir.
Hedefi sorumlusu ve tarihi olan aksiyona çevirip izlemek için: eproses strateji ve aksiyon takip platformu — Hedeften saha aksiyonuna, tek merkezden
İş akış şeması nasıl hazırlanır? Adım adım
Şemayı masa başında değil, süreci yaşayan arkadaşlarla birlikte çiziyoruz:
- 1. Sınırları belirliyoruz. Süreç nerede başlıyor, nerede bitiyor? “Müşteri siparişi gelir” ile “Fatura kesilir” arası gibi.
- 2. Sahada yürüyoruz. Belgeyi, malzemeyi ya da talebi baştan sona takip ediyoruz. Prosedürde yazan değil, gerçekte olan akışı çiziyoruz.
- 3. Adımları yazıyoruz. Her adımı bir fiille, kısa bir cümleyle yapışkan nota yazıp duvara diziyoruz. Herkes eksik adımı ekleyebiliyor.
- 4. Kararları ve dönüşleri işaretliyoruz. “Stok var mı?”, “Onaylandı mı?” gibi soruları baklava şekliyle gösterip her çıkışın nereye gittiğini çiziyoruz.
- 5. Kulvarlara ayırıyoruz. Her bölüm ya da rol için yatay bir şerit açıp adımı yapan kişinin kulvarına yerleştiriyoruz.
- 6. Kontrol ediyoruz. Ucu açık ok, çıkışı olmayan karar, kimsenin kulvarında olmayan adım kalmamalı.
- 7. Doğrulatıp yayınlıyoruz. Şemayı süreçteki herkese gösterip “Gerçekten böyle mi oluyor?” diye soruyoruz, sonra versiyon numarasıyla yayınlıyoruz.
Kulvarlı iş akış şeması neden önemli?
Kulvarlı akış şeması (swimlane diagram), her rolün ya da bölümün ayrı bir şeritte gösterildiği akıştır. Bize en çok kazandıran şema türü bu oluyor, çünkü sorunların büyük kısmı bir adımın içinde değil, iki kulvar arasındaki geçişte yaşanıyor.
Örnek verelim: Bir satın alma akışında talep, şeften satın almaya, satın almadan müdüre, müdürden finansa, finanstan tekrar satın almaya geçiyorsa; okun bir kulvardan diğerine her geçişi bir bekleme demek. Şemada 6 kulvar geçişi saydığımız bir süreçte her geçiş ortalama yarım gün bekliyorsa, iş yapılmadan önce 6 × 0,5 = 3 iş günü kaybediliyor. Geçiş sayısını 3’e indirmek, bu bekleyişi 1,5 güne indiriyor.
Her adımda kimin yaptığını, kimin onayladığını netleştirmek için şemayı bir RACI matrisiyle birlikte kullanıyoruz.
Süreç haritası nedir, nasıl çizilir?
Süreç haritası, iş akış şemasının bir üst seviyesi. Tek bir işin adımlarını değil, şirketin süreçlerini ve bu süreçlerin birbirini nasıl beslediğini gösteriyor. Genellikle üç gruba ayrılıyor: Yönetim süreçleri (strateji, planlama), ana süreçler (satış, üretim, sevkiyat gibi müşteriye değer üreten süreçler) ve destek süreçleri (insan kaynakları, bakım, bilgi işlem, satın alma).
Süreç haritası çizerken önce bu üst seviyeyi çıkarıyor, sonra her ana süreç için ayrı bir iş akış şeması hazırlıyoruz. Böylece hem bütünü hem ayrıntıyı kaybetmiyoruz. Kalite yönetim sistemi kuran işletmelerde süreç etkileşim haritası olarak da karşımıza çıkıyor.
SIPOC nedir?
SIPOC, bir süreci beş başlıkta özetleyen tablodur: Suppliers (tedarikçiler), Inputs (girdiler), Process (süreç), Outputs (çıktılar), Customers (müşteriler). Süreç sütununa yalnızca 4–7 ana adım yazılır.
SIPOC’u ayrıntılı akış şemasından önce kullanıyoruz. Süreç ekibi aynı masaya oturduğunda önce “Bu sürecin müşterisi kim, ondan ne bekliyor, biz bu çıktı için kimden ne alıyoruz?” sorularında anlaşıyor; sonra ayrıntıya iniyoruz. Böylece şema çizerken sınır tartışması yaşanmıyor.
BPMN nedir, ne zaman gerekir?
BPMN (Business Process Model and Notation, iş süreci modelleme gösterimi), Object Management Group (OMG) tarafından yayımlanan ve ISO/IEC 19510 olarak da kabul edilen bir süreç modelleme standardıdır. Olaylar, görevler, geçitler (gateway) ve kulvarlar için klasik akış şemasından daha zengin bir şekil seti sunar.
Sahada her süreç için BPMN gerekmiyor; çoğu zaman kulvarlı bir akış şeması herkesin anlayacağı dili sağlıyor. BPMN, süreç bir yazılıma, iş akışı motoruna ya da otomasyona aktarılacaksa değer kazanıyor; çünkü yazılım ekibiyle aynı gösterimi konuşmayı sağlıyor.
Üretim akışındaki bekleme ve stokları görmek istiyorsanız iş akış şeması yerine değer akış haritası daha uygun bir araç; bunu “Değer akış haritalama nasıl yapılır?” rehberimizde anlattık.
İş akış şeması Excel, Word ya da PowerPoint’te nasıl yapılır?
Ayrı bir programa ihtiyaç olmadan Excel, Word ya da PowerPoint’teki Şekiller menüsünden akış çizelgesi şekilleriyle şema çizilebiliyor. Excel’de hücre ızgarası kulvarları hizalamayı kolaylaştırıyor; her kulvar için bir satır grubu ayırıp şekilleri bağlayıcı oklarla birbirine bağlıyoruz. Bağlayıcı ok kullanıldığında şekil taşındığında ok da onunla birlikte geliyor.
Yine de önerimiz, ilk taslağı yapışkan notlarla duvarda çizmek. Program, ancak süreç ekibi akışta anlaştıktan sonra temize çekmek için kullanılmalı.
Şema, sürecin ortak dili
İş akış şeması bir belge olarak dosyada durduğunda bir işe yaramıyor. Asıl değeri, süreçteki herkesin aynı resme bakarak konuşabilmesi; yeni gelen bir arkadaşın işi ilk haftada kavrayabilmesi ve iyileştirmenin nereden başlayacağını göstermesi.
Siz de süreçlerinizi haritalandırıp sadeleştirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
İş akış şemasında kullanılan şekiller nelerdir?
Oval başla ve bitir, dikdörtgen işlem, eşkenar dörtgen karar, paralelkenar veri girişi ya da çıkışı, alt kenarı dalgalı dikdörtgen belge, silindir veri tabanı, küçük daire bağlantı noktası, ok ise akış yönüdür. Semboller ISO 5807 standardında tanımlanmıştır.
İş akış şeması ile süreç haritası farkı nedir?
İş akış şeması tek bir sürecin adımlarını, kararlarını ve rollerini ayrıntılı gösterir. Süreç haritası ise şirketin yönetim, ana ve destek süreçlerini ve aralarındaki ilişkiyi üst seviyede gösterir. Önce süreç haritası, sonra her süreç için iş akış şeması hazırlanır.
Excel’de iş akış şeması nasıl yapılır?
Ekle menüsündeki Şekiller bölümünden akış çizelgesi şekilleri seçilir, hücre ızgarası kulvarları hizalamak için kullanılır ve şekiller bağlayıcı oklarla birbirine bağlanır. Her rol ya da bölüm için ayrı bir satır grubu kulvar olarak ayrılır.
SIPOC ne demek?
SIPOC; Suppliers (tedarikçiler), Inputs (girdiler), Process (süreç), Outputs (çıktılar) ve Customers (müşteriler) kelimelerinin baş harfleridir. Bir süreci beş başlıkta özetleyen, ayrıntılı akış şemasından önce sınırları netleştirmek için kullanılan tablodur.
BPMN nedir?
BPMN (Business Process Model and Notation), Object Management Group tarafından yayımlanan ve ISO/IEC 19510 olarak da kabul edilen süreç modelleme standardıdır. Klasik akış şemasından daha zengin bir şekil seti sunar; özellikle süreç yazılıma ya da otomasyona aktarılacaksa kullanılır.
İlgili hizmet: Kurumsal dönüşüm