Satın alma süreci nasıl işler? Aşamaları, iş akışı ve satın alma programı
Satın alma süreci; bir ihtiyacın talep olarak açılmasından, onaylanmasına, tedarikçilerden teklif alınıp karşılaştırılmasına, siparişin verilmesine, malın teslim alınmasına ve faturanın ödenmesine kadar geçen adımların bütünüdür. Literatürde bu uçtan uca akışa “procure-to-pay” (talepten ödemeye) denir.
Satın alma süreci nedir?
Arkadaşlar, satın alma çoğu işletmede görünmeyen ama her bölüme dokunan bir süreç. Üretim hammadde bekler, bakım yedek parça bekler, ofis kâğıt bekler. Satın alma yavaşsa ya da dağınıksa bunu ilk hisseden satın alma bölümü değil, bekleyen bölüm oluyor.
Sahada en sık gördüğümüz tablo şu: Talep telefonla ya da WhatsApp’tan geliyor, teklifler e-postayla toplanıyor, karşılaştırma Excel’de yapılıyor, onay imzayla alınıyor. Her adım ayrı bir yerde. Bir siparişin şu anda nerede beklediğini sormak için birini aramak gerekiyor.
Satın alma sürecinin aşamaları nelerdir?
Satın alma iş akışı, işletmeye göre ayrıntısı değişse de şu aşamalardan oluşur:
- 1. Satın alma talebi: İhtiyacı olan bölüm ne, ne kadar, ne zaman gerektiğini yazar.
- 2. Talep onayı: Bütçe ve gereklilik açısından bölüm yöneticisi onaylar. Tutar büyüdükçe onay kademesi artar.
- 3. Teklif toplama: Satın alma tedarikçilerden teklif ister (RFQ, teklif talebi).
- 4. Teklif karşılaştırma ve tedarikçi seçimi: Fiyat, termin, ödeme vadesi, kalite geçmişi birlikte değerlendirilir.
- 5. Satın alma siparişi: Seçilen tedarikçiye sipariş verilir.
- 6. Mal kabul: Gelen malzeme miktar ve kalite açısından kontrol edilip depoya alınır.
- 7. Fatura kontrolü ve ödeme: Fatura; sipariş ve mal kabulle karşılaştırılır (üç yönlü eşleştirme), uyuyorsa ödemeye gönderilir.
Talepten teklife, onaydan siparişe tek akış için: eproses satın alma programı ve tedarikçi portalı — Talepten mini ihaleye, denetim izi bırakarak
Teklifler nasıl karşılaştırılmalı?
Teklif karşılaştırmada en sık yapılan hata sadece birim fiyata bakmak. Ucuz teklif, uzun termin, kısa vade ya da sık kalite sorunu ile birlikte geldiğinde toplamda pahalıya mal olabiliyor.
Biz karşılaştırma tablosunda en az şunlara bakıyoruz: birim fiyat ve para birimi, termin, ödeme vadesi, nakliye ve diğer giderler, tedarikçinin geçmiş teslim performansı ve kalite geçmişi. Kararın gerekçesi de kayda geçmeli; altı ay sonra “neden bu tedarikçiyi seçtik?” sorusunun cevabı bir yerde yazılı olmalı.
Üç yönlü eşleştirme nedir?
Üç yönlü eşleştirme (three-way match), faturayı ödemeden önce üç belgeyi karşılaştırmaktır: satın alma siparişi (ne istedik), mal kabul kaydı (ne geldi) ve fatura (ne istendi). Miktar ya da fiyat tutmuyorsa fatura ödemeye gitmez, farkın nedeni araştırılır.
Bu kontrol elle yapıldığında çoğu zaman atlanıyor ya da fatura geldikten haftalar sonra yapılıyor. Fazla ödeme, mükerrer fatura ve eksik teslim bu boşluktan geçiyor.
Dağınık satın alma ne kadar zaman alıyor?
Örnek verelim: Ayda 100 satın alma talebi olan bir işletmede her talep için tedarikçilere e-posta atmak, gelen teklifleri Excel’e işlemek ve karşılaştırma tablosu hazırlamak 45 dakika sürsün. Ayda 75 saat, yılda 900 saat eder. 8 saatlik iş günüyle yaklaşık 112 iş günü, yani bir satın alma uzmanının yılının yarısı sadece teklif toplamaya ve tabloya işlemeye gidiyor.
Tedarikçinin teklifi doğrudan bir portala girdiği, karşılaştırma tablosunun kendiliğinden oluştuğu bir yapıda bu sürenin çoğu, pazarlık ve tedarikçi geliştirme gibi gerçek satın alma işine kalıyor.
Satın alma programına ne zaman geçilir?
Şu işaretlerden ikisi üçü sizde varsa geçiş zamanı gelmiş demektir:
- Talepler telefon, WhatsApp ve e-posta gibi farklı kanallardan geliyor.
- Bir talebin hangi onayda beklediği bilinmiyor.
- Teklifler e-postada kayboluyor, karşılaştırma tablosu her seferinde baştan hazırlanıyor.
- Tedarikçi seçiminin gerekçesi kayıtlı değil, denetimde açıklanamıyor.
- Malzeme ve cari kartları hem ERP’de hem Excel’de ayrı tutuluyor.
- Tedarikçi sertifikalarının ve düzeltici faaliyetlerin (DÖF) süresi takip edilemiyor.
Satın alma programı seçerken nelere bakılmalı?
Bizim baktığımız noktalar şunlar:
- ERP ile çalışıyor mu? Malzeme ve tedarikçi kartları iki yerde açılmamalı, sipariş ERP’ye düşmeli.
- Onay zinciri sizin yapınıza uyuyor mu? Tutara, bölüme ve malzeme grubuna göre farklı onaylar tanımlanabilmeli.
- Tedarikçi teklifi doğrudan girebiliyor mu? Tedarikçi portalı e-posta trafiğini ciddi ölçüde azaltır.
- Karar gerekçesi ve kim neyi ne zaman yaptı kayıt altında mı? Denetim izi olmadan sistem güven vermez.
- Talep eden bölüm durumu görebiliyor mu? Görmüyorsa yine satın almayı arayacaktır.
Satın alma, işletmenin her bölümüne hizmet eder
Satın alma ekibi doğru malzemeyi, doğru zamanda, doğru fiyata getirdiğinde bunu kimse fark etmez; geciktiğinde herkes fark eder. Süreci görünür kılmak, satın alma arkadaşlarımızın emeğini de görünür kılar ve onları telefon trafiğinden kurtarıp asıl işlerine döndürür.
Siz de satın alma sürecinizi talepten ödemeye tek bir akışta toplamak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Satın alma sürecinin aşamaları nelerdir?
Satın alma talebi, talep onayı, teklif toplama, teklif karşılaştırma ve tedarikçi seçimi, satın alma siparişi, mal kabul, fatura kontrolü ve ödeme.
Satın alma iş akış şeması nasıl hazırlanır?
Her aşama bir kutu, her onay bir karar noktası olarak çizilir; her kutunun yanına sorumlu bölüm yazılır. Tutar sınırına göre değişen onay kademeleri ayrı dallar olarak gösterilir.
Satın alma Excel ile takip edilir mi?
Az sayıda talep ve tek kullanıcıyla edilebilir. Talep sayısı arttığında, onay zinciri uzadığında ve tedarikçilerden düzenli teklif alındığında satın alma programına geçmek gerekir.
Üç yönlü eşleştirme nedir?
Fatura ödenmeden önce satın alma siparişi, mal kabul kaydı ve faturanın miktar ve fiyat açısından karşılaştırılmasıdır. Uyuşmazlık varsa fatura ödemeye gitmez.
Satın alma programı ERP ile entegre olur mu?
Olmalıdır. Malzeme ve tedarikçi kartları ERP ile senkron tutulmalı, onaylanan sipariş ERP’ye aktarılmalıdır. Aksi halde aynı kayıt iki sistemde ayrı ayrı açılır.
İlgili hizmet: Dijital dönüşüm