ERP nasıl satın alınır? Proje çöpe gitmesin diye bilmeniz gerekenler
ERP (Enterprise Resource Planning, kurumsal kaynak planlaması) satın almak yalnızca lisans bedeli ödemek değil, tüm çalışanlarla birlikte yerleşik çalışma düzeninizi değiştirmektir. Doğru satın alma; önce işletmenin sorunlarını ve ERP'ye neden ihtiyaç duyulduğunu analiz etmekle, sonra deneyimli bir proje ekibi kurmakla, gizli maliyetleri önceden görmekle başlar. Bazen sonuç, ERP'ye hiç ihtiyaç olmadığıdır.
ERP nedir, ne işe yarar?
İşletme büyüdükçe Excel dosyaları ile birbirinden bağımsız muhasebe ve insan kaynakları çözümleri yetmez hale gelir. ERP, satın almadan üretime, stoktan finansa, insan kaynaklarından satışa kadar işletmedeki tüm bölümleri kapsayan modüllerden oluşan tek bir yazılım çözümüdür.
Kâğıt üzerinde bir yazılım gibi görünür; gerçekte ise alışılmış çalışma düzeninizin dışına çıkaran, hayatınıza yeni kurallar ekleyen ve birçok bölümü belli bir disiplin altında bir araya getiren bir dönüşüm aracıdır. Eski rahatlığınızdan ve konforunuzdan bir şeyler vermeniz gerekir.
ERP satın almak sadece para vermek değildir
"Parasını verdim, yazılımı aldım, herkes kullanmak zorunda" düşüncesi ERP projelerinin en sık yanıldığı noktadır. Zorlamayla, istediğiniz verimde çalışan bir ERP elde edilemez.
ERP projeleri genellikle yazılımın kendisinden çok, yanlış çözüm seçimi ve yetersiz proje yönetimi yüzünden başarısız olur. Tüm çalışanlarla birlikte çalışma düzenini değiştirmeyi başaramadığınızda, milyonlar harcanmış büyük bir yazılım projesi kullanılmayan bir çözüme dönüşür.
ERP projesi çöpe gitmesin diye ne yapılmalı?
Satın alma kararından önce şu adımlar tamamlanmalıdır:
- İşletmenin yaşadığı sorunları tüm bölümleri kapsayacak şekilde analiz edin.
- "Neden ERP'ye ihtiyacımız var?" sorusuna net ve yazılı bir cevap verin.
- Tecrübeli ve dönüşüme açık kişileri belirleyin; onlarla proje için karşılıklı taahhüt alın.
- Bir proje lideri seçin ve ilgili bölümlerin proje yöneticileriyle ortak bir proje kurulu oluşturun.
- Tüm süreçleri çıkarın; hangi noktalarda esneyebileceğinizi, hangilerinde esnemeyeceğinizi belirleyin.
- Ancak bu analizin ardından ERP sağlayıcılarıyla görüşmeye başlayın.
Karar verirken neleri göz önünde bulundurmalısınız?
ERP yalnızca bugünün ihtiyacına göre seçilmez. Önümüzdeki yıllara dair büyüme hedefleriniz, piyasa riskleri ve jeopolitik gelişmeler, üretim süreçlerinizin karmaşıklığı, olası bir aksaklıkta farklı üretim seçeneklerine geçebilme esnekliğiniz, müşterilerinizin dönüşümü ve rakiplerinizin hızı hesaba katılmalıdır.
Buna ek olarak yıllık lisans, eğitim ve destek maliyetleri gibi kalemler baştan kapsamlı biçimde araştırılmalıdır.
ERP projelerinde gizli maliyetler
ERP tekliflerinde görünen bedel çoğu zaman toplam maliyetin küçük bir kısmıdır. Şunları önceden sorun ve yazılı hale getirin:
- Teklifte yer almayan ilave modüller ve kullanıcı lisansları
- Mevcut sistemlerle (muhasebe, makine, portal) entegrasyon çalışmaları
- Yıllık lisans, bakım ve destek bedelleri
- Eğitim, danışmanlık ve özelleştirme saatleri
- Verinin taşınması ve eski sistemin bir süre paralel yürütülmesi
Büyük ERP her zaman doğru cevap değildir
ERP denince akla büyük ve kapsamlı çözümler gelir. İhtiyacınızı aşan bir çözüm satın almak ciddi bir başarısızlığa yol açabilir. Hangi çözümün işinize yarayacağını, hangisinin gereksiz olacağını ihtiyaçları doğru analiz ederek belirlemek gerekir.
Bazen sonuç şudur: ERP'ye ihtiyacınız yoktur. Kullandığınız muhasebe ya da insan kaynakları çözümüne ilave modüller eklemek ihtiyaçlarınızı karşılayabilir. Bu yüzden önce mevcut çözümlerinizin nereye kadar genişleyebildiği doğru tespit edilmelidir. Bilinmezliğe yatırım yapmanın önüne geçmenin yolu budur.
eproses bu süreçte nasıl destek olur?
Süreç analizinde, ihtiyacın doğru tespitinde ve ERP sağlayıcılarıyla yapılacak görüşmelerin hazırlanmasında destek veriyoruz. Mevcut danışmanlarınız ya da proje yöneticileriniz varsa onlarla birlikte de çalışabiliriz; karar elbette sizindir. Amacımız, ayıracağınız bütçenin başarısız ERP projeleri arasına karışmamasıdır.
Sık sorulan sorular
ERP nedir?
ERP, Enterprise Resource Planning'in kısaltmasıdır; Türkçesi kurumsal kaynak planlamasıdır. Satın alma, üretim, stok, finans ve insan kaynakları gibi bölümleri tek yazılımda birleştiren çözümdür.
ERP projeleri neden başarısız olur?
Çoğunlukla yanlış ERP çözümünün seçilmesi ve yetersiz proje yönetimi nedeniyle. Çalışanlar yeni düzene geçmediğinde, satın alınan yazılım kullanılmaz hale gelir.
ERP satın almadan önce ne yapılmalıdır?
İşletmenin sorunları tüm bölümlerde analiz edilmeli, ERP'ye neden ihtiyaç olduğu netleştirilmeli, bir proje lideri ve bölüm yöneticilerinden oluşan proje kurulu oluşturulmalı, süreçler çıkarılmalı ve ancak sonra sağlayıcılarla görüşülmelidir.
Her işletmenin ERP'ye ihtiyacı var mı?
Hayır. Bazı işletmelerde mevcut muhasebe ya da insan kaynakları çözümüne eklenecek modüller ihtiyacı karşılar. Bunu görmek için ihtiyaçlar ve mevcut çözümlerin genişleme sınırı doğru analiz edilmelidir.
ERP maliyeti sadece lisans bedeli midir?
Hayır. İlave modüller, entegrasyonlar, yıllık lisans ve destek, eğitim ve veri taşıma gibi kalemler de toplam maliyete eklenir. Teklifleri karşılaştırırken bu kalemleri baştan sormak gerekir.
İlgili hizmet: Dijital dönüşüm