Departman talebinden tedarikçi teklifine, karardan denetim izine kadar satın almanın tamamını tek platformda yürüten ERP entegre portal. Tedarikçi de sürecin içinde, dışında değil.
Problem
Talepler farklı formatlarda geliyor, birleştirmek elle yapılıyordu.
Onay zinciri kimin sırasında beklediği belli olmayacak şekilde tıkanıyordu.
Teklifler e-posta ve telefonda toplanıyor, karşılaştırma tabloları elle hazırlanıyordu.
Bir kararın neden verildiği, aylar sonra denetimde açıklanamıyordu.
Tedarikçi belge ve sertifika takibi ayrı bir dosya işiydi.
Nasıl çözdük
Tek form, tek dil
Tüm departmanlar aynı yapılandırılmış formu kullanıyor; talep verisi baştan analiz edilebilir biçimde doğuyor.
Görünür onay zinciri
Talebin hangi adımda, kimde beklediği herkese açık. Tıkanma noktası tartışma konusu olmaktan çıktı.
Geçmişten öğrenme
Talep geçmişi birim ve kalem bazında raporlanabiliyor; tekrar eden ihtiyaçlar toplu alıma dönüşebiliyor.
Mini ihale ve ısı haritası
Tedarikçiler tekliflerini portalden giriyor, anlık rekabet sıralamasını görüyor. Avantajlı teklifler ısı haritasıyla vurgulanıyor; en iyi seçenek tabloyu okumadan göze çarpıyor.
Zorunlu gerekçelendirme
Sistemin önerdiği tedarikçi dışında bir seçim yapılacaksa gerekçe yazmak zorunlu. Karar serbest ama kayıtsız değil.
Denetime hazır iz
Her işlem milisaniye hassasiyetinde loglanıyor. BRC kapsamındaki tedarikçi DÖF, sertifika ve kalite denetim takibi aynı portalde yürüyor.
Sistemin yaptığı işler
Yapılandırılmış talep formu ve çok kademeli onay
Mini ihale — anlık rekabet sıralaması
Teklif ısı haritası ve karar desteği
Tedarikçi portalı ve otomatik erişim hesapları
ERP malzeme / cari senkronizasyonu
BRC uyumlu tedarikçi DÖF ve sertifika takibi
Milisaniye hassasiyetinde denetim izi
WhatsApp ve e-posta bildirimleri
Kazanım
Kâğıt talep formu ve e-postayla teklif toplama ortadan kalktı.
Onay zincirindeki bekleme noktaları görünür hale geldi.
Her satın alma kararı, gerekçesiyle birlikte kayıtlı.
Tedarikçi belge takibi denetime hazır durumda tutuluyor.