Organizasyon şeması nasıl hazırlanır? Türleri ve dikkat edilecekler
Organizasyon şeması, bir işletmedeki pozisyonları, bölümleri ve aralarındaki raporlama ilişkilerini gösteren görsel yapıdır; kimin kime bağlı olduğunu ve kararın nereden geçtiğini gösterir. Doğru hazırlanması için önce işin akışı ve sorumluluklar netleştirilir, ardından kişiler değil pozisyonlar çizilir.
Organizasyon şeması nedir?
Organizasyon şeması, şirketin iskelet grafiği. Kim kime bağlı, hangi bölüm hangi işten sorumlu, bir karar alınacağında kime gidilir; bunları tek bir sayfada gösteriyor.
Küçük işletmelerde genelde böyle bir şemaya ihtiyaç duyulmuyor; herkes herkesi tanıyor, her şey patrondan geçiyor. Şirket büyüdükçe bu düzen tıkanıyor. “Bu iş kimin?” sorusunun cevabı net olmayınca ya iki kişi aynı işi yapıyor ya da hiç kimse yapmıyor. Organizasyon şeması kurumsallaşmanın ilk adımlarından biri.
Organizasyon yapısı türleri
- Hiyerarşik (dikey) yapı: Klasik piramit. Genel müdür, müdürler, şefler, çalışanlar. Yetki ve sorumluluk nettir, karar yukarıdan aşağıya iner.
- Fonksiyonel yapı: Bölümler işin türüne göre ayrılır: üretim, satış, finans, insan kaynakları. Üretim işletmelerinde en yaygın olanıdır.
- Bölümsel yapı: Ürün, müşteri grubu ya da bölgeye göre ayrı birimler kurulur; her birimin kendi üretim ve satışı olabilir.
- Matris yapı: Çalışan hem bölüm yöneticisine hem proje yöneticisine bağlıdır. Proje bazlı çalışan şirketlerde kullanılır; iki patron durumu iyi yönetilmezse çatışma doğurur.
- Yatay (düz) yapı: Kademe sayısı azdır, ekipler daha bağımsızdır. Küçük ve hızlı hareket etmesi gereken organizasyonlarda tercih edilir.
Kontrol alanı nedir?
Kontrol alanı (span of control), bir yöneticiye doğrudan bağlı çalışan sayısıdır. Literatürde ideal sayı işin türüne göre değişiyor: Karmaşık ve yakın takip gerektiren işlerde 4–6, standart ve tekrar eden işlerde 15–20 kişi yönetilebiliyor.
Sahada sık gördüğümüz iki uç var: Bir yöneticiye otuz kişinin bağlı olduğu, kimseye vakit ayrılamayan yapılar ya da her iki kişinin başına bir şef konulup kademe sayısının gereksiz arttığı yapılar. İkisi de kararı yavaşlatıyor.
Organizasyon şeması nasıl hazırlanır? Adım adım
- 1. İşin akışını çıkarın. Sipariş gelince hangi bölümlerden geçiyor? Önce süreç, sonra yapı.
- 2. Ana fonksiyonları belirleyin. Üretim, satış, satın alma, kalite, finans, insan kaynakları, bilgi işlem.
- 3. Pozisyonları tanımlayın. Kişileri değil, pozisyonları çizin. “Ahmet Bey” değil, “Üretim Müdürü”.
- 4. Raporlama ilişkilerini belirleyin. Her pozisyon kime bağlı? Her pozisyonun tek bir amiri olsun.
- 5. Kontrol alanını kontrol edin. Bir yöneticiye çok fazla ya da çok az kişi bağlı mı?
- 6. Görev tanımlarını yazın. Şemadaki her kutunun bir görev tanımı olmalı; yoksa şema sadece bir resim olarak kalır.
- 7. Paylaşın ve güncel tutun. Şema bir kez yapılıp çekmeceye konursa altı ay sonra gerçeği yansıtmaz.
Excel’de organizasyon şeması nasıl yapılır?
En hızlı yol Excel ya da PowerPoint’teki SmartArt özelliği: Ekle menüsünden SmartArt’ı seçip Hiyerarşi grubundan bir şablon seçiyorsunuz, pozisyonları metin bölmesine girintili olarak yazıyorsunuz. Girinti arttıkça kutu bir alt kademeye iniyor.
Daha büyük organizasyonlarda pozisyon, amir ve bölüm sütunlarından oluşan bir tablo tutup şemayı bu tablodan üretmek daha sağlıklı. Böylece biri ayrıldığında ya da yeni bir pozisyon açıldığında sadece tabloyu güncelliyorsunuz.
Sık yapılan hatalar
- Şemayı kişilere göre çizmek. Şirkette bir kişi olduğu için pozisyon açmak, kişi gidince yapıyı da bozar.
- Bir çalışanın iki amiri olması. Matris yapı bilinçli seçilmediyse “kime sorayım” karmaşası doğar.
- Görev tanımı olmadan şema yapmak. Kutular var ama kutunun içinde ne iş yapıldığı belli değil.
- Şemadaki ile gerçekteki yapının farklı olması. Kâğıtta üretim müdürüne bağlı görünen bir şef, gerçekte her şeyi patrona soruyorsa şema yanıltıcıdır.
- Hiç güncellememek.
Sadece şema değil
Organizasyon şeması bir başlangıç. Asıl önemli olan, her kutudaki kişinin karakterine ve yetkinliğine uygun bir görevde olması ve o görevin yetkisiyle birlikte verilmesi. Bunu “Görev tanımı nasıl hazırlanır?” ve “Delegasyon nedir?” rehberlerimizde anlattık; görev tanımı için ücretsiz formumuzu da kullanabilirsiniz.
Siz de şirketinizin organizasyon yapısını birlikte gözden geçirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Organizasyon şeması nedir?
Bir işletmedeki pozisyonları, bölümleri ve aralarındaki raporlama ilişkilerini gösteren görsel yapıdır. Kimin kime bağlı olduğunu ve kararın nereden geçtiğini gösterir.
Organizasyon yapısı türleri nelerdir?
Hiyerarşik, fonksiyonel, bölümsel, matris ve yatay (düz) yapı en yaygın türlerdir. Üretim işletmelerinde en sık fonksiyonel yapı kullanılır.
Kontrol alanı nedir?
Bir yöneticiye doğrudan bağlı çalışan sayısıdır. Karmaşık işlerde 4–6, standart ve tekrar eden işlerde 15–20 kişiye kadar çıkabilir.
Organizasyon şeması Excel’de nasıl yapılır?
Ekle menüsünden SmartArt’ı seçip Hiyerarşi grubundan bir şablon seçin ve pozisyonları girintili olarak yazın. Büyük organizasyonlarda pozisyon, amir ve bölüm sütunlu bir tablo tutup şemayı buradan üretmek daha kolaydır.
Organizasyon şeması ile görev tanımı arasındaki ilişki nedir?
Organizasyon şeması kimin kime bağlı olduğunu, görev tanımı ise her pozisyonun ne iş yaptığını ve hangi yetkiye sahip olduğunu gösterir. Biri olmadan diğeri eksik kalır.
İlgili hizmet: Kurumsal dönüşüm