Çalışana geri bildirim nasıl verilir? Olumsuz geri bildirimi kırmadan söylemek
Çalışana geri bildirim; olaydan kısa süre sonra, baş başa, kişiyi değil davranışı konuşarak ve davranışın etkisini somut olarak anlatarak verilir. Bunun için yaygın kullanılan çerçeve SBI modelidir (Situation-Behavior-Impact, durum-davranış-etki): önce hangi durumda olduğu, sonra gözlenen davranış, ardından bu davranışın işe ve ekibe etkisi söylenir ve sonraki adım birlikte belirlenir.
Çalışana geri bildirim neden önemli?
Arkadaşlar, sahada en çok duyduğumuz cümlelerden biri şu: “Ben ne yaptığımı ancak bir şey ters gidince öğreniyorum.” Geri bildirimin olmadığı yerde çalışan neyin doğru gittiğini bilmez, neyi düzeltmesi gerektiğini de yılda bir yapılan değerlendirmede, iş işten geçtikten sonra duyar.
Geri bildirim aslında bir saygı göstergesidir. Birine “Şu konuda daha iyi olabilirsin” demek, onun gelişimine zaman ayırdığınızı gösterir. Söylenmeyen geri bildirim ise zamanla küskünlüğe, ardından da ayrılığa dönüşür.
Çalışana geri bildirim nasıl verilir? Adım adım
Biz yöneticilerle çalışırken şu sırayı öneriyoruz:
- 1. Zamanı doğru seçin. Olaydan kısa süre sonra, ama öfke geçtikten sonra konuşun. Bir hafta sonra konuşulan bir olay artık hatırlanmıyordur.
- 2. Yeri doğru seçin. Olumsuz geri bildirim baş başa verilir; herkesin önünde söylenen eleştiri, ne kadar haklı olursa olsun savunmaya iter.
- 3. Durumu anlatın: “Dün sabahki vardiya devrinde…”
- 4. Davranışı anlatın, kişiyi değil: “…makinedeki ses sorununu deftere yazmadın.” “Dikkatsizsin” demek yorumdur, kişiye yöneliktir; “yazmadın” demek gözlemdir.
- 5. Etkisini anlatın: “Sonraki vardiya sorunu bilmeden çalıştırdı, rulman dağıldı ve hat iki saat durdu.”
- 6. Dinleyin. “Sen ne düşünüyorsun, o an ne oldu?” diye sorun. Çoğu zaman bilmediğiniz bir neden çıkar: defter yerinde yoktu, devir aceleye geldi gibi.
- 7. Sonraki adımı birlikte belirleyin ve bir süre sonra dönüp bakın.
SBI modeli nedir?
SBI modeli (Situation-Behavior-Impact, durum-davranış-etki), Center for Creative Leadership’in yaygınlaştırdığı bir geri bildirim çerçevesidir. Gücü sadeliğindedir: konuşmayı yoruma, genellemeye ve kişiliğe kaymaktan korur.
Yukarıdaki adımların 3, 4 ve 5. maddeleri aslında SBI’ın kendisidir. Biz sahada buna bir dördüncü adım ekliyoruz: birlikte belirlenen sonraki adım. Etkiyi söyleyip konuşmayı orada bırakırsanız karşınızdaki kişi sadece suçlandığını hisseder; birlikte bir çözüm konuştuğunuzda ise geri bildirim bir gelişim konuşmasına dönüşür.
Olumsuz geri bildirim nasıl verilir?
Olumsuz geri bildirimi kırmadan söylemenin yolu yumuşatmak değil, netleştirmektir. Belirsiz ve dolambaçlı bir eleştiri kişide daha çok kaygı yaratır. Şu noktalara dikkat ediyoruz:
- “Her zaman”, “hiçbir zaman” gibi genellemelerden kaçının; tek bir somut olayı konuşun.
- Aynı konuşmada beş konuyu birden açmayın; en önemli bir konuyu seçin.
- Övgü, eleştiri, övgü diye bilinen sandviç yöntemini alışkanlık hâline getirmeyin. Bir süre sonra çalışan her övgüden sonra “aması ne?” diye beklemeye başlar.
- Ses tonunuzu kontrol edin; aynı cümle farklı tonla bambaşka anlaşılır.
- Kendi payınızı da söyleyin: “Ben de devir düzenini netleştirmemiştim.”
Olumlu ve olumsuz geri bildirim örnekleri
Örnek verelim; aynı durumun zayıf ve güçlü söylenişi:
- Zayıf olumsuz: “Raporların hep geç geliyor.” Güçlü olumsuz: “Bu ayın üretim raporu salı yerine perşembe geldi; planlama ekibi haftalık planı tahminle yapmak zorunda kaldı. Raporu salıya yetiştirmeni zorlaştıran ne var?”
- Zayıf olumlu: “Eline sağlık, iyi iş.” Güçlü olumlu: “Kalıp değişiminde parçaları önceden hazırlaman ayarı on dakika kısalttı; bunu diğer vardiyaya da göstermeni isterim.”
- Zayıf olumsuz: “Toplantılarda çok konuşuyorsun.” Güçlü olumsuz: “Bugünkü toplantıda yeni arkadaşların fikrini söylemeye fırsatı olmadı; bir sonrakinde önce onlara söz verebilir misin?”
Sık yapılan hatalar
- Geri bildirimi sadece bir şey ters gittiğinde vermek. Olumlu geri bildirim de aynı somutlukla verilmeli; yoksa çalışan yöneticiyle her konuşmayı bir sorun habercisi olarak görür.
- Kişiliği eleştirmek: “Sen zaten böylesin.”
- E-postayla ya da mesajla olumsuz geri bildirim vermek. Yazıda ton kaybolur, konu büyür.
- Biriktirip yıl sonu değerlendirmesinde söylemek.
- Konuşup takip etmemek. Bir ay sonra “O konu nasıl gidiyor?” diye sormak, söylenenin ciddiye alındığını gösterir.
Herkese aynı dille konuşulmaz
Biz sahada şunu çok görüyoruz: aynı geri bildirim bir arkadaşa doğrudan söylendiğinde işe yarar, bir başkasını ise günlerce düşündürür. Sonuca odaklı, hızlı karar veren biri kısa ve net cümle ister. İnsan ilişkisine önem veren biri önce ilişkinin sağlam olduğunu duymak ister. Detaycı biri ise somut veri ve örnek görmek ister.
Bu yüzden geri bildirimin içeriği aynı kalır ama söyleniş biçimi kişiye göre ayarlanır. Ekibini tanıyan yönetici, kimseyi kırmadan herkese doğruyu söyleyebilir.
Geri bildirim, emeğe verilen değerdir
Doğru verilen geri bildirim, çalışana “Seni görüyorum ve gelişmeni istiyorum” demenin en açık yoludur. Siz de yöneticilerinizin geri bildirimi kırmadan ve sonuç alarak vermesini isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Çalışana geri bildirim nasıl verilir?
Olaydan kısa süre sonra, baş başa, somut bir durumu ve gözlenen davranışı anlatarak, bu davranışın işe etkisini söyleyerek verilir. Ardından çalışanın görüşü dinlenir ve sonraki adım birlikte belirlenir.
Olumsuz geri bildirim nasıl verilir?
Kişiye değil davranışa odaklanarak, genelleme yapmadan, tek bir somut olay üzerinden ve baş başa verilir. Yumuşatmak yerine net olmak, belirsiz eleştirinin yarattığı kaygıyı önler.
SBI modeli nedir?
SBI, Situation-Behavior-Impact yani durum-davranış-etki modelidir. Geri bildirimde önce durumun, sonra gözlenen davranışın, son olarak bu davranışın etkisinin söylenmesini önerir.
Olumlu geri bildirim örnekleri nelerdir?
“Eline sağlık” yerine neyin iyi yapıldığını ve etkisini söyleyen cümleler: “Parçaları önceden hazırlaman kalıp değişimini on dakika kısalttı.” Somut övgü, davranışın tekrar edilmesini sağlar.
Çalışana ne sıklıkla geri bildirim verilmeli?
Geri bildirim yıl sonunu beklemeden, olaya yakın zamanda verilmelidir. Bunun yanında ayda bir kısa birebir görüşme, birikmiş konuların konuşulması için iyi bir alışkanlıktır.
İlgili hizmet: Lider gelişim ve dönüşüm