Özel yazılım yaptırmak ne kadar tutar? Maliyeti belirleyen kalemler
Özel yazılımın maliyetini tek bir rakam değil; kapsam, iş kalemlerinin adam/gün (bir kişinin bir iş gününde yaptığı iş) karşılığı, entegrasyonlar, test ve devreye alma ile yıllar boyu süren bakım ve barındırma belirler. Doğru karşılaştırma ilk teklif üzerinden değil, TCO (Total Cost of Ownership, toplam sahip olma maliyeti) üzerinden yapılır.
Yazılım yaptırma maliyeti neden tek bir rakamla söylenemez?
Arkadaşlar, bize gelen ilk soru çoğu zaman şu oluyor: “Bize bir program lazım, ne kadar tutar?” Bu soru, “bir bina yaptırmak ne kadar tutar?” sorusuna benziyor. Kaç kat, hangi zemin, kaç daire, asansör var mı bilmeden kimse dürüst bir rakam söyleyemez.
Yazılımda da durum aynı. Aynı adı taşıyan iki “üretim takip programı” arasında kapsam olarak kat kat fark olabiliyor. Biri vardiya sonunda adet giren tek ekranlık bir uygulama, diğeri makineden veri okuyan, ERP ile konuşan, lot takibi yapan bir sistem. Bu yüzden bu rehberde rakam vermiyoruz; teklifin içinde neyin olması gerektiğini ve maliyeti neyin büyüttüğünü anlatıyoruz.
Yazılım maliyetini belirleyen kalemler nelerdir?
Bir yazılım teklifinin arkasında şu kalemler vardır. Teklifte görünmüyorlarsa ya başka bir kaleme gömülmüşlerdir ya da sonradan karşınıza çıkacaklardır:
- Analiz ve keşif: süreci sahada anlamak, neyin yazılacağını ve neyin yazılmayacağını netleştirmek.
- Tasarım: ekranların ve veri yapısının kurgulanması; kullanıcının kılavuz okumadan kullanabileceği akış.
- Geliştirme: ekranlar, iş kuralları, raporlar, yetki yapısı.
- Entegrasyon: ERP, muhasebe, e-fatura, makine (PLC) ya da başka sistemlerle veri alışverişi.
- Test: hataların ayıklanması ve işletmenin kendi verisiyle yapılan kabul testi.
- Devreye alma ve eğitim: eski verinin aktarılması, kullanıcıların sahada alıştırılması.
- Barındırma (hosting): sunucu, yedekleme, alan adı, güvenlik sertifikası.
- Bakım ve destek: hata düzeltme, mevzuat ya da altyapı değişikliklerine uyum, küçük geliştirmeler.
Yazılım maliyet hesaplama nasıl yapılır? Adam/gün mantığı
Yazılım firmalarının büyük kısmı maliyeti adam/gün üzerinden hesaplar. Adam/gün, bir kişinin bir iş gününde yaptığı iş miktarıdır. Formül rakamsız olarak şöyle:
Geliştirme maliyeti = toplam adam/gün × günlük ekip maliyeti. Toplam sahip olma maliyeti (TCO) = geliştirme maliyeti + barındırma + lisanslar + bakım ve destek + iç ekibin harcadığı zaman.
Örnek verelim: 12 ekranlık bir uygulamada her ekranın tasarım ve geliştirmesi ortalama 3 adam/gün sürsün. 12 × 3 = 36 adam/gün eder. ERP ile iki yönlü bağlantı için 10 adam/gün ekleyelim: 36 + 10 = 46 adam/gün. Test ve hata düzeltme için bunun yüzde 25’ini ayıralım: 46 × 0,25 = 11,5 adam/gün. Analiz ve devreye alma için 8 adam/gün daha: 46 + 11,5 + 8 = 65,5 adam/gün. Teklifi değerlendirirken bakmanız gereken şey bu dökümün kendisidir; günlük ücreti her firma kendi belirler.
Literatürde bu işe yazılım maliyet kestirimi (software cost estimation) deniyor. İşlev puanı (function point) ya da COCOMO (Constructive Cost Model, yapısal maliyet modeli) gibi yöntemler de var; ama küçük ve orta ölçekli işlerde en çok kalem bazlı adam/gün dökümü kullanılıyor.
Kapsam belirsizliği maliyeti nasıl büyütür?
Biz sahada maliyeti en çok büyüten şeyin teknoloji değil, belirsizlik olduğunu görüyoruz. “Sonra bakarız” denen her konu, proje ortasında yeni bir iş kalemine dönüşüyor. Literatürde buna kapsam kayması (scope creep) deniyor.
Belirsizlik iki yoldan para yakar. Birincisi, firma bilmediği şey için teklife pay koyar; yani belirsizliğin bedelini baştan ödersiniz. İkincisi, pay konmamışsa iş bittiğinde ek talep olarak gelir. Örnek verelim: yukarıdaki 65,5 adam/gün’lük projede, devreye alma günü “bu raporu bir de vardiya bazında görelim” denince 4 adam/gün’lük bir ek iş doğar. Bu, toplamın yaklaşık yüzde 6’sıdır (4 ÷ 65,5 ≈ 0,061). Dört tane böyle istek gelirse 4 × 4 = 16 adam/gün eder; 16 ÷ 65,5 ≈ 0,24, yani proje yaklaşık dörtte bir büyür.
Bunun önüne geçmenin yolu kapsamı yazılı hale getirmek: hangi ekran, hangi rapor, hangi kullanıcı rolü, hangi entegrasyon. Yazılmayan her şey yorum farkına açıktır.
Sonradan gelen maliyetler: bakım, barındırma, lisans
Teklif karşılaştırmasında en çok atlanan kısım, yazılım teslim edildikten sonraki yıllar. Yazılım bir kez yazılıp bırakılan bir şey değil; işletme değiştikçe o da değişmek zorunda. Şu kalemleri baştan sorun:
- Barındırma: sunucu kimde, bedeli kim ödüyor, yedekleme ne sıklıkla alınıyor?
- Üçüncü taraf lisanslar: veritabanı, harita, SMS, e-posta, raporlama aracı gibi ayrıca ücretlendirilen bileşenler var mı?
- Bakım ve destek: hata düzeltme bedele dahil mi, dahilse kaç süreyle?
- Küçük değişiklikler: yeni bir alan ya da rapor eklemek nasıl ücretlendiriliyor?
- Güncelleme: işletim sistemi, tarayıcı ya da mevzuat değiştiğinde uyum çalışmasını kim yapıyor?
- İç ekip zamanı: sizin tarafta testlere, eğitimlere ve veri aktarımına ayrılan emek de bir maliyettir.
Yazılım teklifleri nasıl karşılaştırılır?
Elinize üç farklı teklif geldiğinde toplam rakama bakmadan önce şu adımlarla ilerlemenizi öneriyoruz:
- 1. Aynı kapsam dokümanını tüm firmalara verin. Farklı kapsamla alınmış teklifler karşılaştırılamaz.
- 2. Kalem bazlı döküm isteyin: analiz, geliştirme, entegrasyon, test, devreye alma ayrı ayrı görünsün.
- 3. Teslimden sonraki en az üç yılın maliyetini her teklif için ayrıca yazın: barındırma, bakım, lisans.
- 4. Kapsam dışı işin nasıl fiyatlanacağını sorun: adam/gün mü, sabit paket mi?
- 5. Kaynak kodunun ve verinin kime ait olacağını teklif aşamasında netleştirin. Bunu yazılım sözleşmesi rehberimizde ayrıntılı anlattık.
- 6. Benzer işten bir referans ekranı ya da demo görün; slayt değil, çalışan bir şey.
Maliyeti düşürmenin doğru yolu nedir?
Maliyeti düşürmenin yolu daha ucuz firmayı bulmak değil, daha az şey yazdırmaktır. Biz keşif aşamasında neyin yazılmayacağına, neyin yazılacağı kadar zaman ayırıyoruz. Çoğu zaman ilk listedeki isteklerin bir kısmının ya hazır bir araçla ya da süreçte küçük bir değişiklikle çözüldüğünü görüyoruz.
İkinci yol, ilk sürümü küçük tutmak. Literatürde MVP (Minimum Viable Product, asgari işlevsel ürün) deniyor. Önce en çok acı veren süreci çözen, gerçek veriyle çalışan küçük bir sürüm; sonra sahadan gelen geri bildirimle büyütme. Böylece kullanılmayacak ekranlara bütçe harcanmıyor.
Biz de özel yazılımları kurulum bedeli almadan, abonelik modeliyle geliştirip işletiyoruz; sürüm yönetimi ve destek bu bedelin içinde. Hangi model seçilirse seçilsin, önemli olan toplam sahip olma maliyetini baştan görebilmek.
Yazılım, emeği kolaylaştırdığı ölçüde değerlidir
Bir yazılımın değeri teklifteki rakamla değil, sahadaki arkadaşın her gün ne kadar zahmetten kurtulduğuyla ölçülür. Kapsamı doğru çizilmiş, kullanan kişiye sorularak tasarlanmış bir program bedelini kısa sürede geri verir.
Siz de yazılım ihtiyacınızın kapsamını netleştirmek ya da elinizdeki teklifleri birlikte değerlendirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Özel yazılım geliştirme fiyatları neye göre belirlenir?
Kapsama (ekran, rapor, kullanıcı rolü sayısı), entegrasyonlara, test ve devreye alma emeğine ve bunların adam/gün karşılığına göre belirlenir. Bunun üzerine barındırma, lisans ve bakım gibi teslimden sonra süren kalemler eklenir.
Yazılım maliyet hesaplama nasıl yapılır?
İş kalemleri tek tek listelenir, her birine adam/gün tahmini verilir ve toplam adam/gün günlük ekip maliyetiyle çarpılır. Doğru karşılaştırma için buna barındırma, lisans, bakım ve iç ekip zamanı eklenerek toplam sahip olma maliyeti (TCO) çıkarılır.
Adam/gün ne demek?
Bir kişinin bir iş gününde yaptığı iş miktarıdır. 10 adam/gün’lük bir iş, bir kişinin 10 günde ya da iki kişinin yaklaşık 5 günde yapacağı iş anlamına gelir; ancak her iş bölünebilir değildir, kişi sayısını artırmak süreyi her zaman aynı oranda kısaltmaz.
Yazılım yaptırırken sonradan hangi maliyetler çıkar?
Barındırma, yedekleme, üçüncü taraf lisanslar, bakım ve destek, kapsam dışı küçük değişiklikler ve altyapı ya da mevzuat değişikliklerine uyum çalışmaları. Bunlar teklifte yazmıyorsa teklif aşamasında sorulmalıdır.
Sabit fiyat mı, adam/gün üzerinden çalışma mı daha iyi?
Kapsam net ve yazılıysa sabit fiyat bütçeyi öngörülebilir kılar. Kapsam henüz oturmamışsa firma belirsizliğe pay koyacağı için adam/gün ya da küçük sürümlerle ilerlemek daha adil olur. Her iki durumda da kapsam dışı işin nasıl fiyatlanacağı sözleşmede yazmalıdır.
İlgili hizmet: İhtiyaca özgü yazılım