Hazır yazılım mı, özel yazılım mı? Karar vermek için kontrol listesi
Süreciniz sektördeki standart akışa uyuyorsa hazır yazılım (paket program) daha hızlı ve öngörülebilirdir; süreciniz rekabet avantajınızı taşıyorsa ya da hazır pakete uymak için ciddi uyarlama (customization) gerekiyorsa özel yazılım daha doğrudur. Karar, ilk bedel üzerinden değil TCO (Total Cost of Ownership, toplam sahip olma maliyeti) üzerinden verilmelidir.
Hazır yazılım ve özel yazılım nedir?
Arkadaşlar, önce kavramları netleştirelim. Hazır yazılım, halk arasında paket program, çok sayıda işletmenin aynı ihtiyacı için geliştirilmiş, lisans ya da abonelikle satılan üründür. Muhasebe programları, hazır ERP paketleri, e-ticaret altyapıları bu gruptadır.
Özel yazılım ise tek bir işletmenin kendi süreci için, ihtiyaca özgü olarak yazılan uygulamadır. Sıfırdan yazılabileceği gibi mevcut ERP’nin üzerine eklenen bir modül de olabilir. Hazır paketteki kullanılmayan modüllerin bedelini ödemeden yalnızca gereken işi yapar.
İkisi arasında bir de karma yol var: hazır bir çekirdek sistem ve onun yetmediği yerde yazılan özel modüller. Biz sahada en çok bu yapıyla karşılaşıyoruz.
Hazır yazılımın güçlü ve zayıf yanları nelerdir?
Hazır yazılım, doğru yerde kullanıldığında işletmeye çok zaman kazandırır. Güçlü yanları:
- Hızlı başlangıç: ürün zaten var, kurulum ve tanımlarla kullanıma alınır.
- Denenmiş süreç: birçok işletmede kullanılmış, sık hataları ayıklanmıştır.
- Mevzuat uyumu: e-fatura, bordro gibi alanlarda güncellemeleri üretici takip eder.
- Zayıf yanı: süreç ürüne uyar, ürün sürece değil. Sizin farklı yaptığınız iş, ekranda karşılık bulamaz.
- Zayıf yanı: kullanmadığınız modüllerin lisans bedelini de ödeyebilirsiniz.
- Zayıf yanı: yol haritası üreticidedir; ihtiyacınız olan bir özelliği istediğinizde yapılacağının garantisi yoktur.
Özel yazılım yaptırmak istiyorum: hangi durumda doğru karar?
Özel yazılım bir prestij meselesi değil, bir ihtiyaç meselesi. Şu durumlardan biri ya da birkaçı sizde varsa özel yazılımı ciddi olarak düşünmenin zamanı gelmiş demektir:
- Hazır ERP modülü sürecinize uymuyor ve eksik kısım Excel ile yamanıyor.
- Rakiplerinizden farklı yaptığınız ve sizi öne çıkaran bir süreciniz var.
- Sahada mobil kullanım gerekiyor ama mevcut sistem buna uygun değil.
- Birden fazla sistem arasında veri elle taşınıyor.
- Mevcut yazılım firması küçük bir değişiklik için haftalarca bekletiyor.
- Bir sürecin ileride kendi ürününüze dönüşme potansiyeli var.
Uyarlama (customization) neden gizli maliyettir?
Hazır yazılımın en çok gözden kaçan maliyeti uyarlamadır. Uyarlama, paket programın standart halini işletmenin sürecine uydurmak için yapılan ek geliştirmedir. Literatürde customization diye geçer ve ayarlarla yapılan konfigürasyondan (configuration) ayrılır: konfigürasyon ürünün sunduğu seçenekleri kullanmaktır, uyarlama ise ürünün koduna ya da yapısına müdahale etmektir.
Sorun şu: uyarlanan her parça, ürünün her yeni sürümünde yeniden test edilmek, bazen yeniden yazılmak zorunda kalır. Biz sahada hazır pakete o kadar çok uyarlama yapılmış örnekler görüyoruz ki, aslında elde özel yazılım var ama hem lisans hem uyarlama bedeli ödeniyor. Bir ürünün temel akışlarını değiştirmeden kullanamıyorsanız, o ürün size uygun değildir demektir.
Hazır ve özel yazılım TCO ile nasıl karşılaştırılır?
İki seçeneği ilk teklif üzerinden karşılaştırmak yanıltır. Doğru karşılaştırma TCO ile, en az üç yıllık bir ufukta yapılır. Her iki seçenek için şu kalemleri yan yana yazın:
- İlk bedel: lisans ya da geliştirme.
- Uyarlama ve entegrasyon: ERP, muhasebe, makine bağlantısı.
- Yıllık lisans, abonelik ya da bakım bedeli.
- Barındırma ve altyapı.
- Eğitim ve devreye alma.
- Sürecin yazılıma uymaması yüzünden harcanan iç emek: Excel’le yapılan yamalar, elle taşınan veri.
Karar listesi: 8 soruda hazır mı, özel mi?
Toplantı odasında şu soruları sırayla cevaplayın. “Evet” cevapları sağ tarafta toplanıyorsa özel yazılım, sol tarafta toplanıyorsa hazır yazılım daha doğru yoldur:
- 1. Bu süreç sektördeki diğer işletmelerle aynı mı? (Evet: hazır)
- 2. Süreç mevzuata sıkı bağlı ve sık değişiyor mu, ör. bordro, e-fatura? (Evet: hazır)
- 3. Hazır paketlerden biri ihtiyacın büyük kısmını değişiklik yapmadan karşılıyor mu? (Evet: hazır)
- 4. Bu süreç sizi rakiplerinizden ayıran şey mi? (Evet: özel)
- 5. Hazır pakete uymak için ciddi uyarlama ya da süreç değişikliği gerekiyor mu? (Evet: özel)
- 6. Birden fazla sistemi tek ekranda birleştirmeniz gerekiyor mu? (Evet: özel ya da karma)
- 7. Değişiklik ihtiyacınız sık ve hızlı mı? (Evet: özel)
- 8. Kaynak koduna ve veri yapısına sahip olmak sizin için kritik mi? (Evet: özel)
Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, standart işleri de özel yazdırmak. Muhasebe ya da bordro gibi mevzuatın sürekli değiştiği alanlarda tekerleği yeniden icat etmenin anlamı yok; oralarda hazır ürün kullanıp özel yazılımı işletmenin farkını yaratan yere ayırmak gerekiyor.
İkinci hata, hazır paketi seçip süreci zorla ona uydurmak. Sahadaki arkadaşlar ekranda karşılığı olmayan işi kâğıtta ya da Excel’de yapmaya devam ediyor; sonuçta iki sistem birden tutuluyor.
Üçüncüsü, kararı yalnızca bilgi işlemle ya da yalnızca yönetimle vermek. Yazılımı her gün kullanacak kişiye sorulmadan verilen karar, sahada karşılık bulmuyor.
Doğru karar, süreci tanımaktan geçer
Hazır ya da özel, iki yol da doğru yerde kullanıldığında değerlidir. Önemli olan önce süreci sahada tanımak, sonra yazılıma karar vermek. Süreç anlaşılmadan seçilen yazılım, ne kadar iyi olursa olsun emeği kolaylaştırmıyor.
Siz de hazır yazılım ile özel yazılım arasında karar vermek ya da mevcut paketinizin nerede yetmediğini birlikte görmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Özel yazılım nedir?
Özel yazılım, tek bir işletmenin kendi süreci için ihtiyaca özgü olarak geliştirilen uygulamadır. Sıfırdan yazılabileceği gibi mevcut ERP’nin üzerine eklenen bir modül de olabilir; hazır paketteki kullanılmayan modüllerin bedelini ödemeden yalnızca gereken işi yapar.
Paket program ne demek?
Paket program, çok sayıda işletmenin ortak ihtiyacı için geliştirilmiş ve lisans ya da abonelikle satılan hazır yazılımdır. Muhasebe programları ve hazır ERP paketleri tipik örneklerdir.
Hazır yazılım mı daha ucuz, özel yazılım mı?
İlk bedelde hazır yazılım çoğu zaman daha düşük görünür. Ancak uyarlama, kullanılmayan modül lisansları ve sürecin uymadığı yerde harcanan iç emek eklendiğinde tablo değişebilir. Doğru karşılaştırma en az üç yıllık toplam sahip olma maliyetiyle (TCO) yapılır.
Uyarlama (customization) ile konfigürasyon arasındaki fark nedir?
Konfigürasyon, hazır yazılımın sunduğu ayarları ve seçenekleri kullanmaktır. Uyarlama ise ürünün koduna ya da yapısına müdahale ederek ek geliştirme yapmaktır; her yeni sürümde yeniden test edilmesi gerektiği için sürekli maliyet doğurur.
Hazır yazılım ile özel yazılım birlikte kullanılabilir mi?
Evet, en sık görülen yapı budur. Muhasebe, bordro gibi standart işler hazır üründe kalır; işletmeyi farklı kılan ya da hazır ürünün karşılamadığı süreçler için özel modüller yazılır ve iki sistem birbirine bağlanır.
İlgili hizmet: İhtiyaca özgü yazılım