Lot takibi nasıl yapılır? Hammaddeden müşteriye izlenebilirlik kurmak
Lot takibi, aynı koşullarda üretilen ya da kabul edilen her partiye bir numara verip bu numarayı mal kabulden üretim emrine, palete ve sevkiyata kadar her harekette kayda geçirmektir. Literatürde izlenebilirlik (traceability) olarak geçer; barkod tarafında en yaygın uluslararası standart GS1’dir.
Lot takibi nedir, ne demek?
Arkadaşlar, lot ya da parti, aynı hammaddeyle, aynı koşullarda, aynı zaman aralığında üretilmiş ürün grubudur. Lot takibi ise bu grubun nereden geldiğini ve nereye gittiğini kaybetmemek demek.
Bunun neden önemli olduğunu en iyi bir müşteri şikâyeti gösteriyor. Şikâyet geldiğinde iki soru sorulur: Bu ürün hangi hammaddeden, hangi emirden çıktı? Aynı hammaddeden yapılan başka ürünler kime gitti? Lot takibi yoksa bu soruların cevabı “bilmiyoruz, hepsini toplayalım” olur.
İzlenebilirlik nedir? Geri ve ileri izlenebilirlik
İzlenebilirlik iki yönde çalışır. Geri izlenebilirlik, elimizdeki ürünün hangi hammadde lotlarından, hangi tedarikçiden, hangi makinede ve hangi tarihte üretildiğini bulmaktır. İleri izlenebilirlik ise bir hammadde lotunun hangi ürünlerde kullanıldığını ve bu ürünlerin hangi müşterilere sevk edildiğini bulmaktır.
Gıda mevzuatında “bir adım geri, bir adım ileri” ilkesi geçerlidir: her işletme ürünü kimden aldığını ve kime verdiğini bilmek zorundadır. Türkiye’de gıda ve yem için izlenebilirlik 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu ile zorunludur. Otomotiv, medikal ve ilaç gibi sektörlerde de müşteri ve sektör standartları izlenebilirlik ister; ISO 9001 de tanımlama ve izlenebilirliği kalite yönetiminin bir parçası olarak ele alır. Sektörünüzdeki güncel düzenlemeyi kontrol edin.
Hammaddeden müşteriye iki yönlü izlenebilirlik için: eproses lot ve izlenebilirlik takibi yapan üretim takip programı — Hazırlanıyor — tekliften palete, ön maliyetten fiili maliyete
Lot takibi neden önemli? Bir hesap
Örnek verelim: Bir haftalık üretimde şikâyete konu bir ürün var. Haftada 6 gün, günde 4 sevkiyat yapılıyor; lot takibi olmadığında şüpheli kapsam 6 × 4 = 24 sevkiyatın tamamı olur.
Lot takibi olduğunda soruna yol açan hammadde lotunun yalnızca 2 üretim emrinde kullanıldığı ve bu emirlerden çıkan ürünlerin 3 sevkiyata gittiği görülür. Toplatılacak kapsam 24 sevkiyattan 3’e iner; yani 24’te 3, kapsamın sekizde biri. Hem maliyet hem müşteri güveni bu farkta korunur.
Lot takibi nasıl yapılır? Adım adım
Biz sahada şu sırayla ilerliyoruz:
- 1. Lotun ne olduğuna karar veriyoruz. Lot bir tedarikçi teslimatı mı, bir vardiya mı, bir karışım (batch) mı? Tanım sektöre ve ürüne göre değişir; ama işletme içinde tek olmalı.
- 2. Mal kabulde lot veriyoruz. Tedarikçinin lot numarası kaydediliyor, gerekiyorsa işletmenin kendi lot numarası etiketle ürüne yapıştırılıyor.
- 3. Üretime çıkışta lotu emre bağlıyoruz. Hangi hammadde lotunun hangi üretim emrinde tüketildiği, malzeme makineye verilirken okutularak kaydediliyor.
- 4. Mamule lot ve palet numarası veriyoruz. Emirden çıkan ürün etiketleniyor, paletlere bölünüyorsa her palet ayrı numara alıyor.
- 5. Sevkiyatta paleti irsaliyeye okutuyoruz. Hangi paletin hangi müşteriye, hangi irsaliyeyle gittiği kayda geçiyor.
- 6. İki yönlü aramayı test ediyoruz. Bir hammadde lotundan müşteriye, bir müşteri şikâyetinden hammaddeye kaç dakikada ulaşıldığını ölçüyoruz.
Depo barkod sistemi nasıl kurulur?
Lot takibinin elle yazılarak yapılması çok zor; bir rakam yanlış yazıldığında zincir kopar. Bu yüzden lot takibi neredeyse her zaman barkodla birlikte kuruluyor. Depo barkod sistemi kurarken baktığımız noktalar:
- Raf ve lokasyonlar etiketlenir; her malzemenin hangi rafta olduğu bilinir.
- Mal kabul, transfer, üretime çıkış ve sevkiyat; her hareket okutularak yapılır. Okutulmayan hareket sistemde yoktur.
- Okuyucu, işin yapıldığı yerdedir: forklift, el terminali ya da makine başındaki ekran. Okutmak için masaya gidilmez.
- Etiket, ortama uygun seçilir: soğuk depo, nem ve yağ termal etiketin dayanımını etkiler.
- Barkod sistemi ERP ya da üretim takip sistemiyle konuşur. Barkodla okunan hareket ayrıca elle tekrar girilmez.
GS1 nedir? Barkoda lot numarası nasıl yazılır?
GS1, ürün ve lojistik birimlerinin dünyada tek bir numarayla tanınmasını sağlayan uluslararası barkod standartları kuruluşudur. Marketteki ürünlerin üzerindeki barkod numarası GS1’in GTIN (Global Trade Item Number, küresel ticari ürün numarası) yapısıdır. Türkiye’de firma ön ekleri GS1 Türkiye üzerinden alınır.
Lot ve tarih gibi ek bilgiler için GS1-128 ya da GS1 DataMatrix gibi barkodlar kullanılır. Bu barkodlarda her bilgi, parantez içindeki bir uygulama tanımlayıcısıyla (Application Identifier) başlar: (01) ürün numarası GTIN, (10) lot ya da parti numarası, (17) son kullanma tarihi, (00) ise paleti tanımlayan 18 haneli SSCC (Serial Shipping Container Code, seri nakliye kabı kodu). Müşteriniz GS1 etiketi istiyorsa bu yapıya uymak gerekir; yalnızca iç kullanım için kendi numaralandırmanız da yeterli olabilir.
İzlenebilirlik tatbikatı nasıl yapılır?
Sistem kurulduktan sonra çalışıp çalışmadığını görmenin yolu tatbikat. Rastgele bir sevkiyat seçilir; bu ürünün hammadde lotları, tedarikçileri, üretildiği emir ve makine bulunur. Ardından aynı hammadde lotunun gittiği diğer müşteriler listelenir. Süre ölçülür, kopan halka not edilir.
Tatbikatta en sık kopan halka üretime çıkış oluyor: hammadde depodan çıkmış ama hangi emre gittiği okutulmamış. Hazırlamakta olduğumuz üretim takip modülünde bu yüzden hammadde lotu barkodla emre, emirden çıkan mamul palete, palet de irsaliyeyle müşteriye bağlanacak; iki yönlü arama tek ekrandan yapılacak.
Lot takibi, emeğe sahip çıkmaktır
Bir şikâyette bütün haftanın üretimini sorgulamak, o hafta özenle çalışan herkesin emeğini de sorgulamak demek. Lot takibi sorunu doğru yere, doğru partiye indirir; sağlam üretilenin hakkını korur.
Siz de lot takibini ya da depo barkod sisteminizi kurmak, mevcut izlenebilirliğinizi tatbikatla sınamak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Lot takibi ne demek?
Lot takibi, aynı koşullarda üretilen ya da kabul edilen her partiye bir numara verip bu numarayı mal kabulden üretime ve sevkiyata kadar her harekette kayda geçirmektir. Böylece bir ürünün hangi hammaddeden yapıldığı ve kime gittiği bulunabilir.
İzlenebilirlik nedir?
İzlenebilirlik, bir ürünün geçmişini (hangi hammaddeden, nerede, ne zaman üretildiğini) ve gittiği yeri kayıtlar üzerinden takip edebilmektir. Geri izlenebilirlik kaynağa, ileri izlenebilirlik müşteriye doğru yapılan aramadır.
Depo barkod sistemi nasıl kurulur?
Önce raf ve lokasyonlar etiketlenir, ardından mal kabul, transfer, üretime çıkış ve sevkiyat hareketlerinin her biri okutularak yapılacak şekilde süreç tanımlanır. Okuyucular işin yapıldığı yere konur ve barkod sistemi ERP ya da üretim takip sistemine bağlanır.
Lot numarası ile seri numarası arasındaki fark nedir?
Lot numarası aynı koşullarda üretilmiş bir ürün grubunu, seri numarası ise tek bir ürünü tanımlar. Makine ve cihaz gibi tek tek takip edilen ürünlerde seri numarası, gıda, kimya ve plastik gibi partiyle üretilen ürünlerde lot numarası kullanılır.
GS1-128 barkodda lot numarası nasıl gösterilir?
GS1-128 barkodda lot numarası (10) uygulama tanımlayıcısıyla başlar; ürün numarası (01), son kullanma tarihi (17) ve palet numarası SSCC (00) tanımlayıcısıyla yazılır. Böylece tek barkoddan ürün, lot ve tarih birlikte okunur.
İlgili hizmet: Dijital dönüşüm