Üretim takip nasıl yapılır? Excel’den programa ne zaman geçilir?
Üretim takibi; bir siparişin hangi iş emriyle, hangi makinede, kim tarafından, ne kadar sürede ve kaç sağlam, kaç fireli ürünle üretildiğinin kayıt altına alınmasıdır. Literatürde iş emri takibi ve izlenebilirlik (traceability) başlıklarıyla anılır; makine seviyesindeki kısmı MES (Manufacturing Execution System, üretim yürütme sistemi) kapsamına girer.
Üretim takip sistemi nedir, neleri izler?
Arkadaşlar, üretimde “takip ediyoruz” dediğimiz şey çoğu zaman vardiya sonunda doldurulan bir form ya da akşam birinin Excel’e işlediği bir tablo. Bu kötü bir başlangıç değil. Ama takip, sadece kaç adet üretildiğini yazmak değil. Üretim takip sistemi, siparişten sevkiyata kadar giden zincirin her halkasında ne olduğunu gösteren yapıdır.
Bir üretim takip sisteminin cevap vermesi gereken sorular basit:
- Hangi sipariş, hangi iş emriyle üretiliyor?
- Hangi makinede, hangi vardiyada, hangi operatörle?
- Planlanan miktar ne, üretilen sağlam miktar ne, fire ne kadar ve neden?
- Makine ne kadar çalıştı, ne kadar durdu, neden durdu?
- Hangi hammadde partisi (lot) kullanıldı?
- Ürün paketlendi mi, sevk edildi mi?
Üretim takip nasıl yapılır? Adım adım
Program olsun, Excel olsun, kâğıt form olsun; sıralama değişmiyor. Biz sahada şu adımlarla ilerliyoruz:
- 1. Neyi ölçeceğimize karar veriyoruz. Her şeyi yazdırmaya kalkarsak operatör arkadaş vardiyanın yarısını form doldurarak geçirir. Önce yönetimin gerçekten karar verirken baktığı 5–6 bilgiyi seçiyoruz: miktar, fire, duruş, süre, iş emri.
- 2. Kaydı işin yapıldığı yerde, o anda alıyoruz. Vardiya sonunda hatırlanarak yazılan duruş gerçek duruş değildir. Kayıt makine başında, iş olurken alınmalı.
- 3. Her kaydı bir iş emrine bağlıyoruz. İş emri numarası olmayan bir üretim kaydı, hangi siparişe ait olduğu bilinmeyen bir rakamdır.
- 4. Duruş ve fire nedenlerini listeden seçtiriyoruz. Serbest metin yazıldığında aynı arıza üç farklı şekilde kaydediliyor, sonra kimse analiz edemiyor.
- 5. Veriyi her gün birlikte değerlendiriyoruz. Günlük kısa toplantıda dünün sapmaları konuşulmuyorsa toplanan veri sadece arşiv olur. Bunu günlük yönetim sistemi (GYS) rehberimizde anlattık.
Siparişten sevkiyata üretimi tek ekrandan izlemek için: eproses üretim takip programı — Hazırlanıyor — tekliften palete, ön maliyetten fiili maliyete
Üretim takip formu ve Excel şablonunda hangi sütunlar olmalı?
Üretim takip formunu ister kâğıtta ister Excel’de tutun, şu sütunlar olmadan analiz yapmak zorlaşıyor:
- Tarih ve vardiya
- Makine ya da hat
- Operatör
- Sipariş numarası ve iş emri numarası
- Ürün kodu
- Planlanan miktar ve üretilen sağlam miktar
- Fire miktarı ve fire nedeni (listeden)
- Duruş başlangıç ve bitiş saati, duruş nedeni (listeden)
- Ayar (tip değişim) süresi
- Kullanılan hammadde partisi (lot numarası)
Excel’den üretim takip programına ne zaman geçilir?
Excel kötü bir araç değil, biz de birçok işletmede ilk adımı Excel’le atıyoruz. Sorun, işletme büyüdükçe Excel’in arkasında birinin sürekli veri taşımak zorunda kalması. Şu işaretlerden ikisi üçü sizde varsa geçiş zamanı gelmiş demektir:
- Aynı veri iki kez yazılıyor: önce kâğıda, sonra Excel’e.
- Bir siparişin şu anda hangi aşamada olduğunu öğrenmek için birini aramak gerekiyor.
- Birden fazla vardiya ya da tesis var ve her biri kendi dosyasını tutuyor.
- Duruş ve fire vardiya sonunda hatırlanarak yazılıyor; kısa duruşlar hiç yazılmıyor.
- Müşteri şikâyetinde ürünün hangi hammadde partisinden, hangi iş emrinden çıktığı bulunamıyor.
- Ay sonu raporu hazırlamak bir kişinin birkaç gününü alıyor ve rakamlar herkeste farklı çıkıyor.
Excel’de kaybolan zaman ne kadar?
Örnek verelim: 3 vardiya çalışan bir işletmede her vardiya sonunda formların Excel’e aktarılması 20 dakika sürüyor. Günde 60 dakika eder. Haftanın 6 günü çalışıldığını varsayalım: 52 hafta × 6 gün = 312 iş günü × 60 dakika = 18.720 dakika, yani 312 saat. 8 saatlik vardiyayla hesaplarsak yılda 39 vardiya sadece veri taşımaya gidiyor.
Asıl kayıp ise görünmeyen tarafta. 8 saatlik bir vardiyada 3’er dakikalık 12 kısa duruş olsa 36 dakika eder. Bu, vardiyanın yaklaşık yüzde 7,5’i. Ama bu duruşların hiçbiri vardiya sonunda forma yazılmaz; çünkü kimse 3 dakikalık bir beklemeyi hatırlamaz. Kayıt makine başında alınmadığı sürece bu kayıp OEE hesabında da görünmez.
Üretim takip programı seçerken nelere bakılmalı?
Program seçimi bir yazılım alışverişi gibi görülüyor ama aslında bir süreç kararı. Bizim baktığımız noktalar şunlar:
- Operatör kaydı kaç dokunuşta giriyor? Makine başında tablet ya da kiosk ekranında 3–4 dokunuşu geçen bir kayıt, birkaç hafta sonra girilmez olur.
- İş emri siparişe bağlı mı? Siparişten kopuk bir üretim kaydı, maliyeti ve termini göstermez.
- Mevcut ERP ile konuşuyor mu? Ana kayıtlar ERP’de kalmalı; aynı stok kartı iki sistemde ayrı ayrı açılmamalı.
- Makineden otomatik veri alınabiliyor mu? Sayaç, PLC ya da sensör varsa adet ve duruş elle girilmemeli.
- Lot takibi yapılabiliyor mu? Hammaddeden müşteriye kadar iki yönlü arama yapılabilmeli.
- Raporu kim hazırlıyor? Raporu sistem kendisi çıkarmıyorsa Excel dönemi sadece başka bir ekranda devam ediyor demektir.
Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, dağınık bir süreci olduğu gibi programa taşımak. Kâğıtta karışık olan süreç ekranda da karışık olur, üstelik artık değiştirmesi daha zordur. Önce akışı sadeleştirip sonra dijitale taşıyoruz.
İkinci hata, operatöre sorulmadan ekran tasarlamak. Ekranı en çok kullanacak kişi makinedeki arkadaşımız. Onun eldivenle, gürültüde, işin arasında kayıt girebileceği bir ekran olmalı. Kayıt girmek zor olunca veri ya eksik gelir ya da vardiya sonunda toplu girilir; ikisinde de takip anlamını yitirir.
Üçüncüsü, veriyi toplayıp bakmamak. Program kurulduktan sonra raporlara kimse bakmıyorsa, operatör arkadaşlar da bir süre sonra kayıt girmenin anlamını sorgular. Toplanan verinin karara dönüştüğünü sahadaki herkes görmeli.
Bir de her şeyi bir anda yapmaya kalkmak var. Tek bir hattan, birkaç bilgiden başlayıp oturduktan sonra genişletmek her zaman daha sağlıklı ilerliyor.
Takip, insanı denetlemek için değil
Üretim takibi bazen sahada “bizi izliyorlar” diye algılanıyor. Oysa doğru kurulduğunda en çok makinedeki arkadaşın işini kolaylaştırıyor: malzeme beklemiyor, arızası kayda geçiyor, emeği görünür oluyor. Bu yüzden geçişi sahayla birlikte, nedenini anlatarak yapıyoruz.
Siz de üretim takibinizi Excel’den bir sisteme taşımak ya da mevcut takibinizi gözden geçirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Excel ile üretim takibi yapılır mı?
Yapılır, birçok işletme ilk adımı Excel’le atar. Tek vardiya ve az sayıda makinede yeterli olabilir. Aynı veri iki kez yazılmaya, birden fazla dosya tutulmaya ve ay sonu raporu günler sürmeye başladığında programa geçmek gerekir.
Üretim takip formunda neler olmalı?
Tarih, vardiya, makine, operatör, sipariş ve iş emri numarası, ürün kodu, planlanan ve üretilen sağlam miktar, fire miktarı ve nedeni, duruş saatleri ve nedeni, ayar süresi ve hammadde lot numarası.
Üretim takip programı ile MES arasındaki fark nedir?
MES makine ve operatör seviyesindeki veriyi (duruş, fire, çevrim süresi) toplar. Üretim takip programı buna sipariş, iş emri, stok ve maliyet takibini ekler. İyi kurulmuş bir yapıda ikisi aynı veriyi kullanır.
Ücretsiz üretim takip programı yeterli olur mu?
Tek hat ve basit ürün yapısında başlangıç için yeterli olabilir. Sipariş, iş emri, lot ve ERP bağlantısı gerektiğinde ücretsiz programlar genellikle yetersiz kalır; o noktada aynı veriyi Excel’e taşıyarak eksik kapatılmaya çalışılır.
Fabrikada üretim takibi kimin görevi?
Kaydı işi yapan operatör girer, vardiya sorumlusu kontrol eder, üretim planlama ve yönetim veriyi kullanır. Takibin sahibi tek bir kişi değil; ama veriden karar çıkarmanın sorumlusu üretim yönetimidir.
İlgili hizmet: Dijital dönüşüm