Cari takip nasıl yapılır? Alacak takibi ve Excel’in sınırı
Cari takip, bir işletmenin müşterilerinden olan alacaklarını ve tedarikçilerine olan borçlarını fatura, tahsilat ve ödeme hareketleriyle cari hesap bazında izlemesidir. Alacak takibinde en çok kullanılan rapor, alacakları vadesine göre gün dilimlerine ayıran yaşlandırma raporudur (aging report).
Cari takip nedir?
Arkadaşlar, cari hesap; bir müşteriyle ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin kaydı. Fatura kestiğinizde müşterinin carisine borç yazılır, tahsilat yaptığınızda kapanır. Cari takip, her carinin bakiyesini, vadesini ve geçmişini görebilmek demek.
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde en sık duyduğumuz cümle şu: “Muhasebeci var ama kimden ne alacağımızı ayın sonunda öğreniyoruz.” Muhasebe kaydı resmi kayıttır ve çoğu zaman gecikmeli gelir. İşletme sahibinin ise bugün kime ne kadar alacağı olduğunu, hangisinin vadesinin geçtiğini bilmesi gerekir.
Cari takip nasıl yapılır? Adım adım
Program ya da Excel, sıralama değişmiyor:
- 1. Cari kartları açıyoruz: müşteri ve tedarikçi ayrı, her birinin unvanı, vergi numarası, iletişim ve vade koşulu ile.
- 2. Her faturayı vadesiyle birlikte kaydediyoruz. Vadesi yazılmayan fatura, takip edilemeyen alacaktır.
- 3. Tahsilat ve ödemeleri ilgili faturaya bağlıyoruz. Kısmi tahsilatta kalan tutar açık kalmalı.
- 4. Haftada bir yaşlandırma raporuna bakıyoruz: vadesi gelmemiş, 0–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün ve 90 gün üstü.
- 5. Vadesi geçen alacak için sorumluyu ve aksiyonu belirliyoruz: kim arayacak, ne zaman, ne konuşulacak.
Alacak, borç ve vadesi geçen faturaları tek ekranda görmek için: eproses cari takip programı — Küçük işletmeler için alacak, borç ve tahsilat yönetimi
Cari hesap takip tablosunda neler olmalı?
Excel’de cari takip tablosu tutuyorsanız şu sütunlar olmadan sağlıklı takip yapılamıyor:
- Cari kodu ve unvanı
- Belge türü (fatura, tahsilat, ödeme, iade) ve belge numarası
- Belge tarihi ve vade tarihi
- Borç ve alacak tutarı
- Kalan bakiye
- Vadesi geçen gün sayısı
- Sorumlu kişi ve not
Vadesi geçen alacak ne kadara mal oluyor?
Örnek verelim: Vadesi ortalama 30 gün geçmiş 1.000.000 TL alacağınız olsun. Bu parayı işletmede çevirmek için kredi kullandığınızı ve aylık finansman maliyetinin yüzde 3 olduğunu varsayalım. Bir aylık gecikmenin maliyeti 30.000 TL eder. Bu tutar kârınızdan, sessizce gidiyor.
Bu yüzden alacak takibi sadece muhasebenin işi değil; satışın, finansın ve yönetimin ortak işi. Satış temsilcisi müşterisinin vadesi geçen borcunu bilmeden yeni sipariş alıyorsa, risk her siparişle büyüyor.
Excel’den cari takip programına ne zaman geçilir?
Şu işaretlerden ikisi üçü sizde varsa Excel artık yetmiyor demektir:
- Aynı fatura hem muhasebeye hem Excel’e ayrı ayrı yazılıyor.
- Bir müşterinin güncel bakiyesini öğrenmek için dosyada uzun süre aramak gerekiyor.
- Vadesi geçen alacak listesi elle hazırlanıyor ve hazırlanana kadar eskiyor.
- Kısmi tahsilatlar takip edilemiyor, hangi faturanın kapandığı karışıyor.
- Dosyayı birden fazla kişi kullanıyor ve hangisinin güncel olduğu bilinmiyor.
- Satış ekibi müşterinin riskini sipariş alırken göremiyor.
Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, tahsilatı faturayla eşleştirmeden toplam bakiyeye düşmek. Bakiye doğru görünür ama hangi faturanın açık kaldığı, hangisinin kaç gün geciktiği kaybolur. Yaşlandırma raporu çıkarılamaz.
İkinci hata, cari takip programını muhasebe programının yerine koymaya çalışmak. Cari takip, işletmenin günlük karar aracıdır; resmi defter ve beyanname muhasebe programında kalır. İkisinin görevi farklı.
Bir de alacak takibini sadece sorun büyüdüğünde yapmak var. Vadesi 90 günü geçmiş alacağı tahsil etmek, 10 gün geçmiş alacağı tahsil etmekten çok daha zor. Hukuki takip (icra) ayrı bir süreçtir; düzenli cari takip, işin oraya varmasını çoğu zaman önler.
Emeğin karşılığı zamanında tahsil edilmeli
Üretilen her ürünün, verilen her hizmetin arkasında bir ekibin emeği var. Bu emeğin karşılığı zamanında tahsil edilmediğinde işletme, kendi parasını bekleyerek finansman maliyeti ödüyor. Düzenli cari takip bu yükü azaltır.
Siz de cari ve alacak takibinizi Excel’den bir sisteme taşımak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Cari takip ne demek?
Müşteri ve tedarikçilerle olan borç-alacak hareketlerinin (fatura, tahsilat, ödeme) cari hesap bazında kaydedilmesi ve her carinin bakiyesinin, vadesinin izlenmesidir.
Excel ile cari takip yapılır mı?
Az sayıda cari ve tek kullanıcıyla yapılabilir. Kısmi tahsilat, yaşlandırma raporu, birden fazla kullanıcı ve vadesi geçen alacak uyarısı gerektiğinde cari takip programına geçmek gerekir.
Alacak yaşlandırma raporu nedir?
Açık alacakları vadesine göre gün dilimlerine ayıran rapordur: vadesi gelmemiş, 0–30, 31–60, 61–90 ve 90 gün üstü. Hangi müşterinin ne kadar geciktiğini tek tabloda gösterir.
Cari takip programı muhasebe programı yerine geçer mi?
Hayır. Cari takip programı işletmenin günlük alacak-borç durumunu görmesi içindir; resmi defter, beyanname ve mali kayıtlar muhasebe programında tutulur.
Vadesi geçen alacak nasıl takip edilir?
Her fatura vadesiyle kaydedilir, vadesi geçenler ayrı listede toplanır. Her geciken alacak için bir sorumlu ve bir sonraki adım (arama, hatırlatma, görüşme) belirlenir ve haftalık gözden geçirilir.
İlgili hizmet: İhtiyaca özgü yazılım