Bakım ve arıza takibi nasıl yapılır? Excel’den bakım takip programına geçiş
Bakım ve arıza takibi; makinenin ne zaman, neden durduğunu, arızaya kimin ne kadar sürede müdahale ettiğini, hangi parçanın değiştiğini ve periyodik bakımların zamanında yapılıp yapılmadığını kayıt altına almaktır. Literatürde bu işi yapan yazılımlara CMMS (Computerized Maintenance Management System, bilgisayarlı bakım yönetim sistemi) denir.
Bakım ve arıza takibi nedir?
Arkadaşlar, bakım tarafında iki ayrı iş var ve çoğu zaman birbirine karışıyor. Birincisi arıza bakımı: makine durmuş, bakımcı arkadaş müdahale ediyor. İkincisi periyodik (önleyici) bakım: makine durmadan, planlı olarak yağlama, filtre değişimi, kontrol yapılıyor. Takip ikisini birden kapsamalı. Sadece arızayı yazıp periyodik bakımı takip etmeyen işletme, arızayı kayda geçirmekte çok başarılı olur ama arızanın sayısını azaltamaz.
Sahada en sık gördüğümüz tablo şu: Arıza telefonla bildiriliyor, bakımcı müdahale ediyor, makine çalışıyor ve olay unutuluyor. Ertesi ay aynı makinede aynı arıza tekrar ediyor, ama kimse bunun üçüncü kez olduğunu bilmiyor. Bakım takibinin asıl amacı bu hafızayı oluşturmak.
Arıza takibi nasıl yapılır? Adım adım
Bizim sahada kurduğumuz akış şu adımlardan oluşuyor:
- 1. Arızayı makinenin başında bildiriyoruz. Operatör arkadaş makineyi, arıza kategorisini ve bölümü seçiyor. Telefonla, sözlü bildirim kayıt bırakmıyor.
- 2. Bildirim doğru kişiye gidiyor. Elektrik arızası elektrikçiye, mekanik arıza mekanikçiye. Kategoriye göre kimin sorumlu olduğu önceden tanımlı olmalı.
- 3. Aşamaları kaydediyoruz: bildirildi, müdahale başladı, geçici kapanış, kalıcı kapanış. Geçici kapanış önemli; makine çalışıyor ama asıl neden giderilmemişse bunu ayrı görmemiz gerekiyor.
- 4. Arıza nedenini ve değişen parçayı listeden seçtiriyoruz. Serbest metinle yazılan “motor arızası”, “motor yandı”, “motor gitti” üç farklı arıza gibi görünür ve analiz yapılamaz.
- 5. Tekrarlayan arızaya kök neden çalışması açıyoruz. Aynı makinede aynı neden üçüncü kez geldiyse artık müdahale değil, 5 Neden ya da balık kılçığı analizi gerekiyor.
Arıza, periyodik bakım ve duruşları tek yerden izlemek için: eproses bakım takip programı — Duruşu WhatsApp'tan haber veren bakım hattı
Yıllık bakım planı nasıl hazırlanır?
Periyodik bakım planını hazırlarken önce makine envanterini çıkarıyoruz, sonra her makine için üreticinin önerdiği bakımları ve sahadaki tecrübeyi bir araya getiriyoruz. Yıllık bakım planında şunlar olmalı:
- Makine adı, kodu ve bulunduğu bölüm
- Bakım işi (yağlama, filtre, kayış kontrolü, kalibrasyon…)
- Periyot: günlük, haftalık, aylık, 3 aylık, yıllık ya da çalışma saatine göre
- Sorumlu: operatör mü (otonom bakım), bakım ekibi mi, dış servis mi
- Tahmini süre ve makinenin durması gerekip gerekmediği
- Gereken yedek parça ve malzeme
- Planlanan tarih ve gerçekleşen tarih
Bakım ve arıza takip formunda hangi alanlar olmalı?
Arıza takip formunu kâğıtta da Excel’de de tutabilirsiniz. Şu alanlar olmadan sonradan analiz yapmak zorlaşıyor:
- Makine ve bölüm
- Bildiren kişi, bildirim tarihi ve saati
- Arıza kategorisi (elektrik, mekanik, pnömatik, hidrolik, yazılım…)
- Müdahale eden kişi, müdahale başlangıç ve bitiş saati
- Arıza nedeni (listeden) ve yapılan işlem
- Değişen parça ve adedi
- Kapanış türü: geçici ya da kalıcı
- Makinenin duruş süresi
Kayıtlardan hangi göstergeler çıkar?
Düzgün tutulan arıza kaydından üç temel gösterge kendiliğinden çıkar: MTBF (ortalama arızalar arası süre), MTTR (ortalama onarım süresi) ve kullanılabilirlik.
Örnek verelim: Bir makine ayda 400 saat çalışmış, 5 kez arızalanmış ve onarımlar toplam 15 saat sürmüş. MTBF = 400 ÷ 5 = 80 saat. MTTR = 15 ÷ 5 = 3 saat. Kullanılabilirlik = MTBF ÷ (MTBF + MTTR) = 80 ÷ 83, yani yaklaşık yüzde 96,4.
MTBF’nin yükselmesi arızanın seyreldiğini, MTTR’nin düşmesi müdahalenin hızlandığını gösterir. Bu göstergeleri ve P-F eğrisini “Kestirimci bakım nedir?” rehberimizde ayrıntılı anlattık. Duruşun OEE’ye etkisini de “OEE nedir, nasıl hesaplanır?” rehberinde bulabilirsiniz.
Excel’den bakım takip programına ne zaman geçilir?
Excel’de bakım planı tutmak başlangıç için yeterli. Ama şu işaretler varsa Excel artık işi taşımıyor demektir:
- Arıza telefonla bildiriliyor, kayıt sonradan, hatırlanarak giriliyor.
- Bakımcının arızadan haberi olana kadar geçen süre ölçülmüyor.
- Periyodik bakımın zamanı geldiğini birinin dosyayı açıp bakması gerekiyor.
- Aynı arızanın kaçıncı kez tekrarladığı bilinmiyor.
- Yedek parça bittiğinde fark ediliyor.
- Gece vardiyasında arıza olduğunda kime haber verileceği belli değil.
Bildirim gecikmesi ne kadar tutuyor?
Örnek verelim: Günde 3 arıza oluyor ve her birinde bakımcının arızadan haberdar olması, telefonla aranıp bulunması ortalama 12 dakika sürüyor. Günde 36 dakika eder. Haftanın 6 günü çalışıldığını varsayalım: 312 iş günü × 36 dakika = 11.232 dakika, yani yaklaşık 187 saat. 8 saatlik vardiyayla yılda 23 vardiyadan fazla, sadece “bakımcıya haber ulaşsın” diye bekleniyor.
Bu süre onarım süresi değil; makine dururken kimsenin müdahale etmediği süre. Bildirim makine başından anında doğru kişiye gittiğinde bu beklemenin büyük kısmı ortadan kalkıyor.
Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, bakımı sadece bakım bölümünün işi olarak görmek. Temizlik, yağlama, gevşek cıvatayı fark etmek gibi işleri makineyi her gün kullanan operatör arkadaş yapabilir. TPM’deki otonom bakım tam olarak bu. Bunu “TPM nedir?” rehberimizde anlattık.
İkinci hata, kapanışı tek aşama saymak. Makine çalıştı diye arıza kapandı yazılıyor, ama asıl neden giderilmediği için bir hafta sonra aynı arıza geliyor. Geçici ve kalıcı kapanışı ayırmak bu yüzden önemli.
Üçüncüsü, kayıtları toplayıp hiç analiz etmemek. Ayda bir, en çok duran beş makineye ve en sık tekrar eden beş nedene bakmak bile ciddi fark yaratıyor. Pareto analizi burada çok işe yarıyor.
Bakımcının emeği görünür olmalı
Bakım ekibi, iş iyi gittiğinde görünmeyen, bir şey bozulduğunda ilk sorulan ekiptir. Düzgün tutulan bir arıza ve bakım kaydı, bakımcı arkadaşlarımızın gece yarısı yaptığı müdahaleyi, önlediği arızayı, kısalttığı duruşu görünür kılar. Takip, onları denetlemek için değil, emeklerini ortaya koymak ve doğru yere yatırım yapmak için kurulur.
Siz de bakım ve arıza takibinizi bir sisteme taşımak ya da mevcut düzeninizi gözden geçirmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Bakım takibi Excel ile yapılır mı?
Az sayıda makine ve tek vardiyada yapılabilir. Arıza bildirimi telefonla geliyorsa, periyodik bakım zamanını birinin dosyaya bakarak hatırlaması gerekiyorsa ve tekrarlayan arıza görülemiyorsa bakım takip programına geçmek gerekir.
Arıza takip formunda neler olmalı?
Makine, bildiren kişi, bildirim saati, arıza kategorisi, müdahale eden kişi, müdahale başlangıç ve bitiş saati, arıza nedeni, yapılan işlem, değişen parça, kapanış türü (geçici ya da kalıcı) ve duruş süresi.
MTBF ve MTTR nasıl hesaplanır?
MTBF = toplam çalışma süresi ÷ arıza sayısı. MTTR = toplam onarım süresi ÷ arıza sayısı. Örneğin 400 saat çalışıp 5 kez arızalanan, onarımları toplam 15 saat süren makinede MTBF 80 saat, MTTR 3 saattir.
Periyodik bakım ile kestirimci bakım arasındaki fark nedir?
Periyodik bakım takvime ya da çalışma saatine göre yapılır. Kestirimci bakım ise makinenin durumunu (titreşim, sıcaklık, yağ) ölçerek arıza belirtisi görüldüğünde yapılır. Çoğu işletmede ikisi birlikte kullanılır.
Bakım takip programı ERP ile çalışır mı?
Çalışmalıdır. Yedek parça stoğu ve maliyet ERP’de tutuluyorsa bakımda kullanılan parça ERP’ye düşmeli, makine kartları iki sistemde ayrı ayrı açılmamalıdır.
İlgili hizmet: Yalın üretim