eKunduz dönem ve sistem: dönem kapatma, işlem kayıtları, log politikaları, yedekleme | eKunduz eğitim serisi 20
eKunduz eğitim serisi 20. bölüm: dönem kapatma ve kilit açma, kapalı döneme kayıt girilememesi, muhasebe aktarımı, işlem kayıtları, log politikaları ve yedekleme.
Oynatma listesi: eKunduz Eğitim Serisi — Adım Adım Kullanım
Videonun metni
Bu bölümde muhasebe ve sistem ekranlarını görüyoruz. Önce Muhasebe menüsündeki Dönem kapatma. Ekran son 18 ayı listeler. Kapatılan ayda belge eklenemez, değiştirilemez. Hiç kaydı olmayan Haziran 2025'i örnek alıyoruz; satırdaki Kapat düğmesine basıyoruz. Kapatmadan önce kontrol listesi çıkar. Engel ve uyarı sayıları burada görünür; hepsi sıfır. İlk kapatmada seçilen ay ve öncesinin tamamı kapalı sayılır, bunu not olarak okuyun. Not yazıp Dönemi kapat diyoruz. Haziran 2025 kapatıldı. Kapatan kişi, saati ve notu aşağıdaki günlükte kalır.
Şimdi Belgeler ekranında 15 Haziran 2025 tarihli bir gelir girmeyi deniyoruz. Kaydet dediğimizde Dönem kapalı uyarısı çıkar; kayıt oluşmaz. Düzeltme gerekiyorsa önce kilidi açmak gerekir. Dönem kapatma ekranına dönüp kapalı ayın satırında Kilidi aç düğmesine basıyoruz. Kilit gerekçesiz açılmaz. Gerekçeyi yazıp Kilidi aç diyoruz; kim, ne zaman, neden açtı günlüğe işlenir. Kilidi açık dönem olduğu sürece ekranın üstünde bir uyarı şeridi durur. Düzeltmeler bitince dönemi yeniden kapatmak gerekir. Kapat düğmesiyle dönemi yeniden kapatıyoruz. Dikkat: açık bıraktığınız dönemde herkes kayıt girebilir; işiniz bitince mutlaka kapatın.
Dönem yeniden kapalı; günlükte kapatma ve kilit açma kayıtları sırayla duruyor. Raporlar menüsündeki Muhasebe aktarımı, dönemin onaylı belgelerini muhasebe programınız için hazırlar. Tarih aralığını seçip Önizle diyoruz: belge ve satır sayısı, matrah, KDV, gelir ve gider toplamları ile satırlar dosyaya girmeden görünür. Taslak ve onay bekleyen belgeler aktarılmaz. Bu videoda dosyayı indirmiyoruz. Ayarlar altındaki İşlem kayıtları, firmada kimin ne yaptığını gösteren denetim günlüğüdür. Yalnız yönetici görür. Listeyi Kullanıcı, içerik tipi ve işlem türüne göre süzebilirsiniz.
Kullanıcı olarak Selin, tip olarak Belgeler seçildi. İşlem türü kutusundan Oluşturma, Düzenleme gibi bir tür seçiyoruz. Seçim değişince liste kendiliğinden yenilenir. Yalnız Selin'in oluşturduğu belgeler kaldı. Ayrıntı için satıra tıklıyoruz. Detayda kim, ne zaman, hangi kayıt üzerinde ne yaptığı yazar. Değişen alanlar Önceki ve Sonraki değerleriyle yan yana görünür. Log politikaları, hangi işlemlerin kaydedileceğini ve ne kadar saklanacağını belirler. Politikalar sekmesinde kaynaklar listelenir; kilitli olanlar değiştirilemez. Bu videoda yalnız okuyoruz, ayar değiştirmiyoruz.
Ekran kapsamı sekmesi, hangi ekranların günlüğe yazıldığını gösterir. Saklama ve imha sekmesi, kayıtların ne kadar süre tutulacağını anlatır. Saklama süresini değiştirmeden önce mutlaka yöneticinize danışın. Yedekleme ekranı firma kayıtlarını ve dosyalarını parolalı ZIP olarak saklar. Şimdi yedek al ile elle yedek istenir; Yedekler sekmesinde istekler sırayla listelenir. Yedek servisi çalışmıyorsa istek Sırada bekler ve servis açılınca alınır. Beklemek istemezseniz İptal ile isteği kaldırabilirsiniz. Etkin bir yedek varken yenisi istenemez. Geri yükleme bu videoda yok.
Ayarlar sekmesinde saklama süresi, korunacak son yedek sayısı ve bildirim alıcıları belirlenir. Dönem ve sistem ekranları genellikle patron ve muhasebe yöneticisinin işidir; yedek ve günlük de yöneticide durur.