Personel izin takibi nasıl yapılır? Excel’den izin takip programına
Personel izin takibi; her çalışanın hak ettiği yıllık izni, kullandığı ve kalan izin gününü, mazeret ve diğer izinlerini kayıt altına almaktır. 4857 sayılı İş Kanunu’na göre yıllık izin süresi hizmet süresine bağlıdır: 1–5 yıl için 14 gün, 5–15 yıl için 20 gün, 15 yıl ve üstü için 26 gün.
Yıllık izin süreleri ne kadar?
Arkadaşlar, izin takibine başlamadan önce kimin ne kadar izin hakkı olduğunu doğru hesaplamak gerekiyor. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 53. maddesine göre en az bir yıl çalışmış işçinin yıllık ücretli izin süresi şöyle:
- Hizmet süresi 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil): 14 gün
- Hizmet süresi 5 yıldan fazla, 15 yıldan az: 20 gün
- Hizmet süresi 15 yıl (dahil) ve daha fazla: 26 gün
- 18 yaş ve altındaki ile 50 yaş ve üstündeki çalışanlara verilecek izin 20 günden az olamaz.
- Yıllık izin, bir bölümü 10 günden az olmamak üzere en fazla üçe bölünebilir.
Personel izin takibi nasıl yapılır?
İzin takibinde sıralama şu şekilde:
- 1. Her çalışanın işe giriş tarihini, doğum tarihini ve hak ettiği yıllık izin gününü kaydediyoruz.
- 2. İzin talebini yazılı ya da dijital olarak alıyoruz: başlangıç, bitiş, izin türü.
- 3. Yöneticinin onayını alıyoruz. Onay, vardiya ve iş planı göz önüne alınarak verilmeli.
- 4. Onaylanan izni bakiyeden düşüyoruz ve kalan izni çalışanın görebileceği şekilde güncelliyoruz.
- 5. Yıl sonunda kullanılmayan izinleri ve yaklaşan hak edişleri gözden geçiriyoruz.
Çalışanın telefondan izin talep edip bildirimle onay aldığı bir sistem için: eproses İK yazılımı ve izin takip programı — Canias entegre PWA — TC ile giriş, push ile onay
İzin takip çizelgesi ve kartında neler olmalı?
Yıllık ücretli izin yönetmeliği, işverenin her çalışan için izin kayıt belgesi tutmasını öngörür. Excel’de ya da kâğıtta izin takip çizelgesi tutuyorsanız şu bilgiler olmalı:
- Çalışanın adı, sicil numarası ve bölümü
- İşe giriş tarihi ve kıdem yılı
- Hak edilen yıllık izin günü
- Kullanılan izinler: başlangıç, bitiş ve gün sayısı
- İzin türü: yıllık, mazeret, ücretsiz, rapor
- Kalan izin günü
- Onaylayan yönetici ve onay tarihi
Kâğıt izin dilekçesi ne kadar zaman alıyor?
Örnek verelim: 300 çalışanı olan bir işletmede her çalışan yılda ortalama 4 izin talebinde bulunsun. Yılda 1.200 talep eder. Her talepte çalışanın dilekçe yazıp imzaya götürmesi 10 dakika, İK’nın dilekçeyi alıp bakiyeyi kontrol edip sisteme işlemesi 15 dakika sürsün. Talep başına 25 dakika, yılda 30.000 dakika, yani 500 saat. 8 saatlik iş günüyle yaklaşık 62 iş günü.
Bu sürenin büyük kısmı çalışanın işinden ayrılıp İK’ya gitmesi ve İK’nın aynı bilgiyi elle girmesi. Mavi yakalı çalışanın kurumsal e-postası olmadığı için talep genellikle kâğıtla geliyor. Çalışanın telefondan talep açabildiği bir sistemde bu yolculuğun çoğu ortadan kalkıyor.
Excel’den izin takip programına ne zaman geçilir?
Şu işaretler varsa Excel artık işi taşımıyor:
- Çalışan kalan iznini öğrenmek için İK’yı arıyor ya da ziyaret ediyor.
- İzin talebi kâğıtla geliyor, onay için imza peşinde koşuluyor.
- Yönetici aynı gün kaç kişinin izinde olduğunu göremiyor.
- İK, bakiyeleri her ay elle güncelliyor.
- Birden fazla tesis ya da vardiya var ve her biri kendi listesini tutuyor.
- Personel bilgisi hem ERP’de hem Excel’de ayrı ayrı tutuluyor.
Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, kıdem değiştiğinde izin hakkını güncellememek. Çalışan beşinci yılını doldurduğunda hakkı 14 günden 20 güne çıkar; elle tutulan tabloda bu çoğu zaman atlanır.
İkinci hata, izin programını sadece İK’nın kullanacağı şekilde kurmak. Çalışanın kendi bakiyesini göremediği bir sistem, İK’ya gelen soru trafiğini azaltmaz.
Üçüncüsü, personel verisini ikinci kez tutmak. Çalışan bilgisi ERP’de ya da bordro programında zaten varsa izin programı oradan okumalı; aksi halde iki liste zamanla birbirinden ayrışır.
Mevzuat değişebileceği için izin süreleri ve kayıt yükümlülükleri konusunda güncel düzenlemeyi ve mali müşavirinizi her zaman kontrol edin.
İzin, çalışanın hakkı; takibi de kolay olmalı
Yıllık izin çalışanın dinlenme hakkı. Bu hakkı kullanmak için dilekçe peşinde koşmak, kalan iznini öğrenmek için mesai saatinde İK kapısında beklemek gerekmemeli. İzin takibi düzgün kurulduğunda hem çalışanın hem İK’nın zamanı korunur.
Siz de izin ve İK süreçlerinizi kâğıttan ve Excel’den bir sisteme taşımak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Yıllık izin kaç gün?
İş Kanunu’na göre hizmet süresi 1–5 yıl olan çalışana 14 gün, 5–15 yıl olana 20 gün, 15 yıl ve üstü olana 26 gün. 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üstü çalışanlarda en az 20 gün.
Personel izin takibi Excel ile yapılır mı?
Az sayıda çalışanla yapılabilir. Çalışan sayısı arttığında, kıdem değişiklikleri, birden fazla tesis ve çalışanın kendi bakiyesini görme ihtiyacı doğduğunda izin takip programına geçmek gerekir.
İzin takip kartında neler olmalı?
Çalışanın adı, sicil numarası, işe giriş tarihi, hak edilen yıllık izin, kullanılan izinlerin tarihleri ve gün sayısı, izin türü, kalan izin ve onaylayan yönetici.
Yıllık izin bölünebilir mi?
Evet. İş Kanunu’na göre yıllık izin, bir bölümü 10 günden az olmamak üzere en fazla üç parçaya bölünebilir.
Kurumsal e-postası olmayan çalışan izin talebini nasıl verir?
Telefona kurulan bir uygulamayla, kimlik numarası gibi bir bilgiyle giriş yapıp talep açabilir; onay sonucunu bildirimle alır. Böylece kâğıt dilekçeye gerek kalmaz.
İlgili hizmet: İhtiyaca özgü yazılım