Kaizen nedir, nasıl uygulanır? Sahadan örneklerle sürekli iyileştirme

Kaizen, Japonca “kai” (değişim) ve “zen” (iyi) sözcüklerinden gelir ve sürekli iyileştirme anlamına gelir. İyileştirmenin büyük yatırımlarla değil, sahadaki herkesin katkısıyla küçük ve sürekli adımlarla yapıldığı yalın üretim yaklaşımıdır; Toyota Üretim Sistemi’nin temel taşlarından biridir ve Masaaki Imai’nin 1986’da yayımlanan “Kaizen” kitabıyla dünyaya yayılmıştır.

Kaizen: küçük ve sürekli adımlarla iyileştirme, PUKÖ döngüsü

Kaizen nedir, ne demek?

Kaizen kelimesi Japoncada iki parçadan oluşuyor: “kai” değişim, “zen” iyi. Yani daha iyiye doğru değişim. Literatürde sürekli iyileştirme (continuous improvement) olarak geçiyor.

Kaizen’i bir yöntemden çok bir bakış açısı olarak görmek gerekiyor. Her gün, her süreçte, herkesin katkısıyla küçük de olsa bir şeyi daha iyi yapmak. Büyük bir yatırımla bir anda sıçrama yapmak yerine, her gün küçük adımlarla ilerlemek. Bu küçük adımlar bir yılın sonunda topladığınızda büyük bir yatırımın getirisinden çok daha fazlasını getirebiliyor.

Kaizen felsefesi: temel ilkeler

Kaizen’in arkasında birkaç basit ama güçlü ilke var:

İyileştirme herkesin işidir. Sadece mühendisin ya da yöneticinin değil; operatörün, depocunun, bakımcının da.
En iyi çözümü işi yapan bilir. Makinenin başında yıllardır duran arkadaş, o makinenin derdini herkesten iyi bilir.
Sorun gizlenmez, ortaya konur. Sorunu söyleyen cezalandırılmaz, takdir edilir.
Gemba’ya git. Sorun masa başında değil, sahada, işin yapıldığı yerde (gemba) incelenir.
Suçlu insan değil, süreçtir. Hata çıktığında “Kim yaptı?” değil, “Süreç buna neden izin verdi?” diye sorulur.
Küçük ve hızlı. Büyük ve pahalı bir çözüm beklemek yerine bugün yapılabilecek küçük iyileştirme yapılır.

PUKÖ döngüsü nedir? Kaizen nasıl uygulanır?

Kaizen çalışmaları genelde PUKÖ döngüsüyle yürütülür. Literatürde PDCA (Plan, Do, Check, Act) olarak geçer, Shewhart döngüsü ya da Deming döngüsü diye de anılır:

Planla: Sorunu tanımla, mevcut durumu ölç, kök nedeni bul, iyileştirme planını çıkar.
Uygula: İyileştirmeyi küçük ölçekte dene.
Kontrol et: Sonucu ölç. Beklenen iyileşme oldu mu?
Önlem al: İşe yaradıysa standart haline getir ve yay. İşe yaramadıysa döngüye baştan başla.

Kaizen çalışması nasıl yapılır? Adım adım

Sahada bir kaizen çalışmasını şu adımlarla yürütüyoruz:

1. Konuyu seçin. Duruş, fire, bekleme, gereksiz hareket, iş güvenliği riski; ölçülebilir ve sahada görülebilir bir sorun olsun.
2. Ekibi kurun. Sorunu bizzat yaşayan arkadaşlar mutlaka ekipte olsun. Bölüm sorumlusu ve gerekiyorsa bakım, kalite gibi destek bölümlerden birer kişi.
3. Mevcut durumu ölçün. Süre, adet, fire oranı, mesafe; neyi iyileştireceksek önce onu ölçüyoruz. Ölçmediğimiz bir şeyin iyileştiğini de kanıtlayamayız.
4. Kök nedeni bulun. 5 Neden ve balık kılçığı burada devreye giriyor.
5. Çözümü uygulayın. Mümkünse hemen, mümkünse düşük bütçeyle.
6. Sonucu ölçün ve önceki durumla karşılaştırın.
7. Standartlaştırın. Yeni çalışma şekli talimata, eğitime ve kontrol listesine girsin; yoksa birkaç hafta sonra eski alışkanlık geri gelir.
8. Paylaşın. Kaizen’i yapan arkadaşlar çalışmayı sunsun, emekleri görünür olsun.

Kaizen öneri sistemi nasıl kurulur?

Kaizen’in sürekli olmasını sağlayan şey öneri sistemi. Literatürde Japonca adıyla teian olarak da geçiyor. Sahadaki her arkadaş gördüğü sorunu ve aklına gelen çözümü yazabilmeli.

Bizim yürüttüğümüz programda öneri sistemini şöyle işlettik: Sahadan gelen iyileştirme fikirleri toplandı, değerlendirildi, uygulananlar sahibine geri bildirimle döndü. Burada en önemli nokta geri bildirim. Önerisini veren arkadaş haftalarca cevap alamazsa bir daha öneri vermiyor. Önerisi uygulanmasa bile neden uygulanmadığını bilmesi gerekiyor.

Bu çalışmanın bize kazandırdığı en değerli şeylerden biri de ekiplerin sunum ve raporlama becerisinin gelişmesi oldu. Kurumdaki bakış açısı “ben”den “biz”e evrildi; kazanımı kalıcı kılan da bu oldu.

Kaizen formu nasıl doldurulur?

Bir kaizen formunda olması gerekenler şunlar. Formu sade tutun; doldurmak bir yük haline gelirse kimse doldurmaz:

Konu ve bölüm: Hangi süreçte, hangi makinede?
Kaizen öncesi durum: Sorun ne? Mümkünse fotoğraf ve ölçüm (süre, adet, fire).
Kök neden: Sorun neden oluşuyor?
Yapılan iyileştirme: Ne değişti?
Kaizen sonrası durum: Fotoğraf ve aynı ölçüm.
Kazanım: Süre, maliyet, kalite, iş güvenliği ya da ergonomi açısından ne kazanıldı?
Ekip ve tarih: Kimler yaptı, ne zaman tamamlandı?

Fabrikalarda kaizen örnekleri

Kaizen denince büyük projeler akla gelmesin. Sahadan sık gördüğümüz örnekler:

Farklı ölçülerde cıvatalar için farklı anahtarlar kullanılıyordu. Cıvatalar standartlaştırıldı, tek anahtarla çalışılır hale geldi; kalıp değişim süresi kısaldı.
Operatör her parçada malzemeyi almak için birkaç adım yürüyordu. Malzeme rafı makinenin yanına alındı; vardiya başına yüzlerce adım ve dakikalar kazanıldı.
Aynı yerde sürekli yağ kaçağı oluyordu. Kök neden bulunup conta değiştirildi; hem temizlik hem kayma riski ortadan kalktı.
Kontrol formu iki farklı bölümde iki kez dolduruluyordu. Tek forma indirildi, kayıt tableti geçti.
Depoda aranan ürün bulunamıyordu. Raflar adreslendi ve etiketlendi; arama süresi neredeyse sıfırlandı.

Hızlı kaizen ve kobetsu kaizen nedir?

Hızlı kaizen (kaizen blitz ya da kaizen event), belirli bir soruna odaklanan ekibin birkaç gün içinde mevcut durumu ölçüp çözümü uygulayıp sonucu aldığı yoğun çalışmadır. Bir hatta ayar süresini kısaltmak ya da bir depo düzenini değiştirmek için uygundur.

Kobetsu kaizen ise TPM’in (toplam verimli bakım) sütunlarından biridir ve odaklanmış iyileştirme anlamına gelir. Genelde bir makinedeki belirli bir kaybı, örneğin tekrar eden bir arızayı ya da hız kaybını ortadan kaldırmaya yöneliktir.

Kaizen, 5S ve SMED birlikte nasıl çalışır?

Bu yöntemler birbirinden ayrı değil, birbirini besliyor. 5S ile düzenlenmiş bir alanda sorunlar daha kolay görünür hale gelir; kaizen bu sorunları küçük adımlarla çözer. SMED çalışmasında da işten işe geçiş adımlarındaki her iyileştirme aslında bir kaizendir. 5S’i “5S nedir, nasıl uygulanır?”, SMED’i de “SMED nedir, nasıl uygulanır?” rehberimizde anlattık.

Sadece iyileştirme değil

Kaizen, bir süre ya da maliyet iyileştirmesinden çok daha fazlası. Sahadaki arkadaşlarımızın fikrinin sorulduğunu, önemsendiğini ve uygulandığını görmesi, işine sahip çıkmasını sağlıyor. Önerisi uygulanmış bir operatör, o makineye artık başka bir gözle bakıyor.

Her işletmede mutlaka iyileştirilebilecek bir nokta vardır. Önemli olan bunu görebilecek bir kültürü kurmak ve sürdürmek. Siz de bu konuda destek almak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kaizen nedir, kısaca tanımı?

Kaizen, Japonca “daha iyiye doğru değişim” demektir. İyileştirmenin sahadaki herkesin katkısıyla küçük ve sürekli adımlarla yapıldığı yalın üretim yaklaşımıdır.

Kaizen’i kim buldu?

Kaizen, İkinci Dünya Savaşı sonrası Japon sanayisinde, özellikle Toyota’da gelişti. Kavramı dünyaya tanıtan, 1986’da yayımlanan “Kaizen: Japonya’nın Rekabetteki Başarısının Anahtarı” kitabıyla Masaaki Imai’dir.

Kaizen ile 5S arasındaki fark nedir?

5S, çalışma alanının düzenini ve disiplinini kuran bir yöntemdir. Kaizen ise her alanda ve her süreçte sürekli iyileştirme anlayışıdır. 5S çoğu zaman kaizen’in ilk adımı olur; düzenli bir alanda sorunlar daha kolay görünür.

Kaizen çalışması ne kadar sürer?

Küçük bir iyileştirme aynı gün yapılabilir. Hızlı kaizen çalışmaları genelde birkaç gün sürer. Daha kapsamlı konularda ölçüm ve uygulama birkaç haftaya yayılabilir.

Kaizen yatırım gerektirir mi?

Çoğu zaman gerektirmez. Kaizen’in özü eldeki imkânlarla, küçük ve düşük bütçeli iyileştirmeler yapmaktır. Yatırım gerektiren bir çözüm çıkarsa da ölçülen kazanım yatırımın gerekçesi olur.

İlgili hizmet: Yalın üretim