Robotik süreç otomasyonu (RPA) örnekleri: ofiste ve üretimde neler otomatikleşir?
Robotik süreç otomasyonu (RPA, Robotic Process Automation), bir kişinin bilgisayarda yaptığı kural bazlı ve tekrar eden işleri aynı adımlarla yapan yazılım robotlarıdır. En yaygın örnekler; e-postayla gelen siparişi ERP’ye girmek, banka hareketlerini cari hesapla eşleştirmek, raporları zamanında dağıtmak ve üretim verisini sistemler arasında taşımaktır.
- Ücretsiz araç: Otomasyon (RPA) getirisi hesaplayıcı — Tekrar eden işin yıllık maliyetini ve otomasyon tasarrufunu görün.
RPA nedir, ne işe yarar?
Arkadaşlar, RPA’nın ne olduğunu ve Excel’de yürüyen işlerin nasıl ayrıştırılacağını Excel’den kurtulma rehberimizde anlattık. Burada tek bir soruya odaklanıyoruz: Bir işletmede RPA gerçekte hangi işleri yapıyor?
Kısaca hatırlayalım: RPA’daki robot fiziksel bir robot değil. Ekranda tıklayan, dosya açan, veri kopyalayan, e-posta gönderen bir yazılım. İşin kuralı yazılabiliyorsa, yani “şu olursa şunu yap” diye anlatılabiliyorsa, RPA o işi insan yerine yapabilir. Yorum gerektiren işlerde ise yapay zekâ devreye girer; o ayrımı yapay zekâ ajanı rehberimizde ele aldık.
Attended ve unattended bot nedir?
RPA botları çalışma şekline göre ikiye ayrılır. Attended bot (gözetimli bot), çalışanın kendi bilgisayarında, onun bir tuşa basmasıyla çalışır; işin bir kısmını kişi yapar, tekrar eden kısmını bot devralır. Unattended bot (gözetimsiz bot) ise bir sunucu ya da sanal makinede, zamanlanmış olarak ya da bir olayla tetiklenerek insansız çalışır.
Örnek verelim: müşteri temsilcisi telefondayken müşterinin cari bakiyesini üç ayrı ekrandan toplayan bot gözetimlidir. Her gece saat 02.00’de banka hareketlerini indirip cari hesaplarla eşleştiren bot gözetimsizdir. Gözetimsiz botların lisansı ve altyapısı çoğu üründe ayrıca planlanır.
Ofiste robotik süreç otomasyonu örnekleri
Ofiste en sık otomatikleştirdiğimiz işler şunlar:
- Sipariş girişi: e-postayla ya da müşteri portalından gelen siparişin ERP’ye sipariş olarak açılması.
- Banka mutabakatı: banka hareketlerinin indirilip açıklama ve tutara göre cari hesaplarla eşleştirilmesi; eşleşmeyenlerin listelenmesi.
- Cari mutabakat: dönem sonunda müşteri ve tedarikçilere bakiye mutabakat e-postalarının gönderilmesi ve cevapların takibi.
- e-Fatura ve e-İrsaliye işlemleri: gelen belgelerin portaldan alınıp muhasebe sistemine aktarılması ve siparişle karşılaştırılması.
- Rapor dağıtımı: her sabah aynı raporun sistemden alınıp biçimlendirilmesi ve ilgili yöneticilere gönderilmesi.
- İnsan kaynakları: giriş-çıkış verisinin puantaja aktarılması, izin bakiyelerinin güncellenmesi.
- Satın alma: tedarikçi portallarından fiyat ve teslim durumunun toplanması, gecikenler için uyarı.
Üretimde robotik süreç otomasyonu örnekleri
Üretimde RPA, hattaki robot kolları değil, üretimin etrafındaki ofis işlerini devralır. Biz sahada en çok şu örnekleri görüyoruz:
- Üretim verisinin ERP’ye aktarılması: vardiya sonunda üretim adetlerinin ve fire kayıtlarının elle girilmek yerine sistemden sisteme taşınması.
- İş emri kapatma: tamamlanan iş emirlerinin ERP’de kapatılması ve stok hareketlerinin oluşturulması.
- Arızadan bakım iş emrine: makine alarmı ya da arıza kaydı geldiğinde bakım iş emrinin açılması ve ilgiliye WhatsApp ya da e-posta bildirimi.
- Kalite belgeleri: sevkiyat için ölçüm sonuçlarından uygunluk belgesinin hazırlanması.
- Sevkiyat belgeleri: sevk planından irsaliye taslağı ve etiket listesi üretilmesi.
- Stok uyarısı: kritik malzeme seviyesinin altına düşüldüğünde satın almaya bildirim.
Bir RPA örneğinin kazancı nasıl hesaplanır?
Örnek verelim: günde ortalama 40 sipariş e-postayla geliyor ve her birinin ERP’ye girilmesi 3 dakika sürüyor. Günde 40 × 3 = 120 dakika, yani 2 saat. Haftada 5 gün çalışan bir ofiste yılda 52 × 5 = 260 iş günü × 2 saat = 520 saat eder.
Bot bu işin tamamını yapmıyor; okunamayan ya da eksik bilgili siparişler insana düşüyor. Diyelim ki siparişlerin yüzde 20’si, yani günde 8 tanesi istisna olarak kalıyor ve bunlar yine 3’er dakika sürüyor: 8 × 3 = 24 dakika. Günlük kazanç 120 − 24 = 96 dakika, yılda 260 × 96 = 24.960 dakika, yani 416 saat. Bu süre sipariş giren arkadaşımızın müşteriyle ilgilenmesine, teslim tarihini takip etmesine kalıyor.
Hangi süreç RPA için uygun değil?
Her tekrar eden iş RPA’ya uygun değildir. Şu durumlarda önce başka bir çözüme bakıyoruz:
- Kural sürekli değişiyorsa: her ay farklı bir istisna çıkan iş, botun sürekli bakım istemesine yol açar.
- Süreç kendisi bozuksa: yanlış işi hızlandırmak yanlışı çoğaltır. Önce süreç sadeleşmeli.
- Ekranlar sık değişiyorsa: RPA ekrana bağlıdır; arayüz değiştikçe bot bozulur. Sistemin bir API’si (Application Programming Interface, uygulama programlama arayüzü) varsa doğrudan entegrasyon daha sağlamdır.
- Hacim düşükse: ayda birkaç kez yapılan bir iş için bot kurmak ve bakımını yapmak çoğu zaman kazançtan pahalıya gelir.
- Çok kullanıcılı, onay ve geçmiş gerektiren bir süreçse: burada ihtiyaca özgü yazılım daha doğru çözümdür.
RPA projesine nasıl başlanır?
Biz bir RPA projesini şu adımlarla yürütüyoruz:
- 1. Aday işleri listeliyoruz: kim, ne sıklıkla, kaç dakikada, hangi ekranlarda yapıyor?
- 2. Kuralı yazıyoruz: işi yapan arkadaşımızla birlikte adımları ve istisnaları kâğıda döküyoruz.
- 3. En yüksek hacimli ve kuralı en net işi seçiyoruz.
- 4. Botu kuruyor, bir süre insanla paralel çalıştırıp sonuçları karşılaştırıyoruz.
- 5. İstisnaların kime düşeceğini ve botun hata verdiğinde kime haber vereceğini tanımlıyoruz.
- 6. Kazancı saat olarak ölçüyor, sonraki işe geçiyoruz.
Robot işi devralır, insan işin değerini artırır
RPA’nın amacı kimsenin işini elinden almak değil; her gün aynı tabloyu kopyalayan arkadaşımızı o işten kurtarıp düşünmesi gereken işe kavuşturmak. Biz sahada, en tekrar eden işi en tecrübeli kişinin yaptığını çok görüyoruz. O tecrübenin kopyala-yapıştırda harcanması asıl kayıp.
Siz de ofisinizde ya da üretimde hangi işin RPA’ya uygun olduğunu görmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Sormak istediğiniz her konuda gerekli desteği vermeye hazırız.
Sık sorulan sorular
Robotik süreç otomasyonu örnekleri nelerdir?
E-postayla gelen siparişi ERP’ye girmek, banka hareketlerini cari hesaplarla eşleştirmek, cari mutabakat e-postalarını göndermek, raporları zamanında dağıtmak, üretim adetlerini ve fireyi ERP’ye aktarmak, arıza kaydından bakım iş emri açmak ve sevkiyat belgelerini hazırlamak.
RPA nedir, ne işe yarar?
RPA (Robotic Process Automation, robotik süreç otomasyonu), bilgisayarda yapılan kural bazlı ve tekrar eden işleri insanın yaptığı adımlarla yapan yazılım robotlarıdır. Veri taşıma, form doldurma, rapor üretme ve bildirim gönderme gibi işlerde zaman kazandırır ve elle giriş hatalarını azaltır.
Attended ve unattended bot arasındaki fark nedir?
Attended (gözetimli) bot, çalışanın bilgisayarında onun başlatmasıyla çalışır ve işi kişiyle birlikte yapar. Unattended (gözetimsiz) bot ise sunucu ya da sanal makinede zamanlanmış veya bir olayla tetiklenmiş olarak insansız çalışır.
RPA ile yapay zekâ arasındaki fark nedir?
RPA kuralı yazılabilen işleri aynı adımlarla tekrarlar. Yapay zekâ ise belge okuma, sınıflandırma, metin yorumlama gibi kuralla tam yazılamayan işlerde kullanılır. Uygulamada ikisi sıklıkla birlikte çalışır: yapay zekâ belgeyi okur, RPA veriyi sisteme girer.
Hangi işler RPA’ya uygun değildir?
Kuralı sık değişen, süreci bozuk, ekranları sık güncellenen, hacmi düşük ya da çok kullanıcılı onay akışı gerektiren işler. Bu durumlarda süreç sadeleştirme, doğrudan sistem entegrasyonu ya da ihtiyaca özgü yazılım daha doğru çözümdür.
İlgili hizmet: RPA, otomasyon ve yapay zekâ